Wissensmanagement gestalten: Welche Formate kann ich nutzen?
Aller Anfang ist schwer.
Wahrscheinlich unternehmen Sie bereits Aktivitäten, die in den Bereich Wissensmanagement fallen, ohne dies so explizit zu benennen. Im Folgenden stellen wir einige Formate vor, die Sie in Ihrem Betrieb auf dem Weg hin zu einer interne Wissenskultur einmal testen können. Probieren Sie aus und prüfen Sie, was sich bewährt und was nicht. So können Sie Ihr eigenes System entwickeln.
Mitarbeiter*innen-Verzeichnis
Schaffen Sie Möglichkeiten, mit denen sich Ihre Mitarbeitenden einfach und schnell vernetzen können und passende Ansprechpersonen finden.
Im ersten Schritt kann das Verzeichnis ganz schlicht in Form einer Tabelle angelegt werden. Wichtig ist, dass zu den Mitarbeitenden relevante Informationen, wie Jobbezeichnung, Abteilung / Team und im besten Fall noch Tätigkeitsschwerpunkte sowie Fach- und Interessengebiete enthalten sind. Gut verbinden lässt sich das Verzeichnis mit einem Einarbeitungsplan zum Anfang der Beschäftigung. Durch den Abbau von Barrieren zwischen den Mitarbeitenden und Abteilungen gelingt ein einfaches und unkompliziertes Kennenlernen.
Mitarbeiter-Newsletter
In diesem Newsletter-Format werden Neuigkeiten von verschiedenen Abteilungen und Standorten zentral gesammelt und in regelmäßigen Zyklen an die Mitarbeitenden versendet. So können sie insbesondere auf Veranstaltungen aufmerksam gemacht und zum Austausch mit anderen angeregt werden. Verlinken Sie die entsprechenden Ansprechpartner*innen hier gut sichtbar. Der Newsletter ist ein Format mit eher geringem Aufwand, aber großem Nutzen für den Gemeinsinn und die Identifikation mit dem Unternehmen.
Unternehmensinterne FAQs oder Wikis
Unternehmensinterne FAQs (Frequently Asked Questions) umfassen eine Sammlung häufig gestellter Fragen mit den dazugehörigen Antworten. Das spart Zeit, ist technisch leicht umsetzbar und schafft einen niedrigschwelligen Zugang zu Wissen. Gerade auch im Rahmen von Einarbeitungsprozessen sind FAQs ein effektives Tool. Zudem ist die Bereitschaft unter den Mitarbeitenden in der Regel sehr groß zu FAQs beizusteuern. Zudem setzt die explizite Befassung mit internen Fragestellungen wertvolle Anreize, Prozesse zu hinterfragen und zu definieren oder gemeinsam neue und bessere Lösungen zu entwickeln.
Eine etwas komplexere Version der Wissensdatenbank sind die sogenannten Wikis. Hier wird nicht anhand von Fragestellungen gearbeitet, sondern es werden – ähnlich wie bei Wikipedia – Artikel zu relevanten Themen verfasst und diese in einem Wissensnetzwerk miteinander verlinkt. FAQs und auch Wikis können Sie durch das Einbinden von Bildern oder Videos noch ansprechender gestalten.
Regelmäßige Meetings zum Wissensaustausch
Eine naheliegende Maßnahme ist das Einrichten regelmäßiger Veranstaltungen und Meetings, die als spezielle Formate dem Wissensmanagement dienen. Spezielle Formate sind z.B. das sogenannte Brown Bag Lunch. Hierbei wird zum gemeinsamen Mittagessen (in der Regel vom Arbeitgeber gesponsert) in lockerer Atmosphäre ein Impulsvortrag gehalten und es gibt einen freien Austausch unter den Teilnehmenden. Ein Brown Bag Lunch findet über alle Ebenen des Unternehmens statt, sodass Wissen, das für alle Relevanz hat, geteilt wird. Zudem können Sie Meetings, die speziell dem Wissenstransfer dienen, auf regelmäßiger Basis in kleineren Teams abhalten. Auch können Sie gelegentlich größere Veranstaltungen, wie beispielsweise ein eintägiges BarCamp abhalten, in dem Mitarbeitende Themen mitbringen, Informationen und Standpunkte austauschen und sich interessenbasiert vernetzen können.
Mentoring/Tandems
Um Wissen gezielt von erfahreneren Mitarbeitenden an Neuankömmlinge weiterzugeben, empfiehlt sich ein Mentoring-Programm. Hierbei steht den „Neuen“ von Beginn an eine Ansprechperson zur Verfügung, die bei der Einarbeitung unterstützt und bei der Orientierung in der Wissensdatenbank helfen bzw. Fragen auch selbst beantworten kann. Ein großer Teil des Wissens, das langjährige Mitarbeitenden haben, ist implizit. Das heißt sie sind sich dessen gar nicht so bewusst und geben es daher auch gar nicht weiter. An dieser Stelle können die naiven Fragen der Neulinge auch hilfreich sein, dieses Wissen aufzudecken und zu Anregungen z.B. für das FAQ oder ein Wiki führen.
Videos
Das Aufnehmen von Videos mag auf den ersten Blick eher etwas für die fortgeschrittenen Wissensmanager*innen sein. Mit den richtigen Tools ist dies aber leichter gemacht als gedacht. Wird Wissen nicht nur in dröger schriftlicher Form, sondern als ansprechendes Video oder sogar interaktives Video bereitgestellt, macht das nicht nur mehr Spaß, sondern es kann die Motivation erhöhen und zu besseren Lernergebnissen führen. Denn nicht alle Mitarbeitenden lesen gerne. Zudem sind herkömmliche Dokumente oft sehr bürokratisch verfasst. Gerade, wenn Sie Mitarbeitende unterschiedlicher kultureller Herkunft beschäftigen, sollten sie der Aufbereitung des internen Wissens besonders viel Beachtung schenken. So lassen sich zum Beispiel Prozesse und Abläufe gut visuell und dynamisch abbilden. Verschiedene Formate bieten zudem ansprechende Gestaltungsmöglichkeiten. Beispielweise auch Experteninterviews: Mitarbeitende befragen erfahrene Kollegen zum Thema, das Gespräch wird aufgezeichnet.
Setzen Sie dabei die Standards nicht zu hoch. Ein Video muss nicht hundertprozentig durchgestaltet sein, sondern soll in erster Linie seine Zwecke erfüllen: Informieren und dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende an Informationen erinnern.
Im Angebot “Videowerkstatt” des Zukunftszentrum Brandenburg lernen Sie, selbst einfache Videos zu erstellen, das passende Handwerkszeug kennen zu lernen und Ihr Wissen sichtbar zu machen.
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