Vom 15. bis 17.9. fanden die FachkräfteTage Potsdam statt. Auch wir waren mit verschiedenen Beiträgen zu den Themen Wissen, Kreativität und modernes Arbeiten.

Wissensmanagement – Wissen ist Macht, Wissen teilen ist mächtiger!

In diesem Beitrag haben wir einen Überblick zu den Chancen eines guten Wissensmanagements im Unternehmen gegeben. Dazu braucht es vor allem Rahmenbedingungen. Nur so lässt sich auch nachhaltig ein funktionierendes und lebendiges Wissensmanagement etablieren. Zudem wurden verschiedene Formate für den Austausch von Wissen im Unternehmen vorgestellt (z.B. Lunch & Learn als gemeinsame Mittagspause mit Mehrwert).

Kreativität im betrieblichen Alltag fördern

Wie kann Kreativität in den betrieblichen Alltag Einzug halten? In diesem Beitrag haben wir einen Einblick gegeben. Beispielsweise gelingt Kreativität nicht auf Knopfdruck und braucht entsprechende Rahmenbedingungen.

Die Arbeitswelt von morgen (mit)gestalten

In der Keynote haben wir einen Blick auf die Erfahrungen aus der Pandemie geworfen. Corona hat den Arbeitsalltag vieler Menschen verändert. Doch was können wir mitnehmen aus dem „Zwangsexperiment“? Insbesondere beim Arbeiten auf Distanz konnten viele Erfahrungen gesammelt sowie die positiven und negativen Seiten kennengelernt werden. Jetzt gilt es aus dem Funktionieren in der herausfordernden Situation eine Perspektive abzuleiten, wie das Arbeiten in Zukunft gestaltet werden kann.

Zu diesen uns anderen Themen stehen wir Ihnen gern als kompetente Ansprechpartner*innen zur Verfügung. Wir schauen auf Ihren konkreten Bedarf und unterstützen Sie bei Veränderungen im Betrieb. Nutzen Sie dafür auch unsere Lernangebote zu verschiedenen Themen.

Nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.

Durch das Angebot des ortsflexiblen Arbeitens können Beschäftigte insbesondere von größerer Flexibilität, höherer Produktivität sowie Autonomie im Arbeitsalltag profitieren. Erlebte Vorteile sind
– bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie
– Wegfall von Fahrzeiten zum Arbeitsort und somit mehr Zeit für Familie oder andere Freizeitaktivitäten
– höhere Arbeitszufriedenheit

Davon profitieren selbstverständlich auch die Betriebe: Sie steigern durch das Angebot des ortsunabhängigen Arbeitens ihre Attraktivität, insbesondere für potentielle Bewerber*innen und steigern somit ihre Wettbewerbsfähigkeit.  

Allerdings zeigen sich auch einige negative Aspekte
– fehlende Sichtbarkeit der eigenen Arbeit
– mangelnde Einblicke in die Arbeit der Beschäftigten
– Verschwimmen der Grenze zwischen Arbeit und Freizeit

Wenn man jedoch einige Tipps und Tricks berücksichtigt, können Unternehmen das Arbeiten zuhause unterstützen und als Betrieb noch attraktiver für Ihre Beschäftigte werden.   

1. Kommunizieren und Wertschätzen – Gehen Sie als Führungskraft gezielt in den Austausch mit Ihren Mitarbeitenden  

Viele Beschäftigte haben die Befürchtung, dass durch die Arbeit von Zuhause sowohl der persönliche Kontakt zu Kollegen als auch der direkte Austausch mit den Vorgesetzten leiden könnte. Abstimmungen und das Übernehmen neuer Arbeitsaufgaben wird erschwert. Zudem befürchten Beschäftigte häufig, dass Vorgesetzte ihre Leistungen im ortsunabhängigen Arbeiten schlechter wahrnehmen oder sie sogar Nachteile bei der Verteilung von interessanten Aufgaben erleben könnten.  

Daher ist es wichtig, dass Sie als Führungskraft stets den Austausch mit Ihren Beschäftigten suchen. Kommunizieren Sie offen Ihre Erwartungen an Ihre Mitarbeitenden, zeigen Sie regelmäßig Ihre Wertschätzung sowie Ihr Vertrauen in Ihr Team. Halten Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team immer wieder aktiv aufrecht. Hilfreiche Tipps für eine effektive Zusammenarbeit beim Arbeiten von Zuhause finden Sie unter anderem in unserem letzten Blogpost 

2. Bereitstellen und Unterstützen – Schaffen Sie als Betrieb Voraussetzungen für das Arbeiten von Zuhause 

Trotz der zahlreichen Vorteile des Arbeitens von Zuhause, kann es dabei auch zu einer höheren Belastung der Beschäftigten kommen. Ein möglicher Grund dafür liegt aus Beschäftigtensicht häufig in dem Fehlen eines richtigen Arbeitsplatzes inklusive notwendiger technischer Ausstattung.  

An dieser Stelle sollten Sie als Betrieb unterstützen und, auch wenn nicht immer zwingend rechtlich notwendig, Ihren Beschäftigten die notwendige Ausstattung (z. B. Headsets und Kameras für Videokonferenzen) zur Verfügung stellen und vielfältige digitale Kommunikationswege durch geeignete Tools bereitstellen. Jedoch sollten Sie dabei stets den Datenschutz berücksichtigen und Ihre Mitarbeitenden diesbezüglich aufklären.  

3. Rahmenbedingungen – Schaffen Sie im Unternehmen eine Kultur für das Arbeiten Zuhause 

In Deutschland herrscht eine ausgeprägte Präsenzkultur. Aus Beschäftigtensicht scheint den Vorgesetzten in vielen Betrieben die Anwesenheit ihrer Mitarbeitenden am Arbeitsplatz besonders wichtig zu sein. Viele Termine erfordern eine Anwesenheitspflicht der Beschäftigten, was letztendlich die Nutzung von Homeoffice und mobiler Arbeit verhindert. 

Schaffen Sie als Betrieb also entsprechende Rahmenbedingungen für die Arbeit von Zuhause schaffen. Seien Sie offen für das ortsunabhängige Arbeiten und erleichtern Sie die Nutzung des Angebots für mobiles Arbeiten bzw. Homeoffice. Legen Sie zum Beispiel wichtige Termine oder Teammeetings auf Tage, an denen alle Beschäftigten im Betrieb sind oder verlagern Sie Ihre Meetings in den digitalen Raum. Schaffen Sie insgesamt eine Unternehmenskultur in Ihrem Betrieb, die das Arbeiten von Zuhause ermöglicht und unterstützt.  

4. Erwartungen und Abgrenzung – Unterstützen Sie die Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben 

Viele Beschäftigten, die bereits im Homeoffice bzw. mobil arbeiten, neigen häufig vermehrt zu Überstunden und sind vermehrt auch zu Randzeiten oder nach Betriebsschluss noch erreichbar. Eine klare Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben stellt somit eine große Herausforderung dar.  

Nehmen Sie als Betrieb diese Herausforderung ernst und zeigen Sie Ihren Beschäftigten wie wichtig die Einhaltung entsprechender Ruhezeiten, Pausen und des Feierabends ist. Eine dauerhafte Erreichbarkeit Ihrer Beschäftigten muss nicht sein. Denn eine Entgrenzung von Arbeit und Privatleben kann zu Überlastung und gesundheitlichen Folgen führen.  

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie das Angebot des Arbeitens von Zuhause unterstützen und bei Ihnen im Betrieb etablieren können? Wir unterstützen Sie gerne dabei und zeigen Ihnen Wege auf, für ein erfolgreiches Arbeiten von Zuhause in Ihrem Betrieb. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf zukunftszentrum-bb@f-bb.de

Literaturhinweis: BMAS-Studie zu Verbreitung und Auswirkungen mobiles Arbeitens und Home office

Beispielsweise fehlten uns der direkte Austausch im Team, die kurze Kaffeepause in der Büroküche und der schnelle Austausch auf dem Flur. Das wirkte auch auf unser Gemeinschaftsgefühl. 

Wir haben als deshalb Team neue Wege gefunden, um auch digital gemeinsam erfolgreich arbeiten und unser soziales Miteinander aufrechterhalten zu können. Verschiedene Methoden, Strukturen und Rituale helfen dabei. Damit auch Sie in Zeiten des Arbeitens von Zuhause erfolgreich zusammenarbeiten, haben wir Ihnen einige Tipps zusammengestellt. Wir zeigen Ihnen wie Sie trotz physikalischer Distanz Ihre Zusammenarbeit im Team erfolgreich gestalten und wie gleichzeitig das soziale Miteinander unter Ihren Mitarbeitenden nicht auf der Strecke bleibt. 

1. Erhalten Sie die Kommunikation im Team aktiv aufrecht 

Die Kommunikation im Büro oder anderen Arbeitsplätzen verläuft häufig nebenbei und ganz automatisch. Egal, ob beim gemeinsamen Mittagessen, auf dem Weg zum nächsten Meeting oder einfach am eigenen Arbeitsplatz – überall und jederzeit wird mit den Kolleg*innen kommuniziert. Weil dies im Digitalen jedoch erst einmal wegfällt, muss die Kommunikation im Team über den digitalen Weg aktiv hervorgerufen werden. Legen Sie also auch im digitalen Raum Wert auf das Kommunizieren. Treffen Sie sich zu regelmäßigen Teammeetings in Videokonferenzen, nutzen Sie Chats oder greifen Sie zum Telefon, um stetig im Austausch zu bleiben. 

Probieren Sie dazu auch kleine agile Methoden aus. Virtuelle daily standup Meeting können eine gute Möglichkeit sein, um auf dem Laufenden zu bleiben, frühzeitig Probleme und Hindernisse für die eigene Arbeit sichtbar zu machen und Unterstützung von Kolleg*innen zu erhalten. 

2. Nutzen Sie verschiedene Tools zur Zusammenarbeit 

Damit die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team auch im digitalen Raum funktioniert, ist es sinnvoll, verschiedene kleine Werkzeuge (digitale Tools) zur Unterstützung zu nutzen. Verschiedene Chat-Programme (z. B. Slack) oder Video-Konferenz-Tools (z. B. GoToMeeting, MS Teams) können die digitale Kommunikation enorm erleichtern. Aber nicht nur zur Kommunikation, sondern auch für das gemeinsame Planen von Aufgaben (z. B. Trello), Bearbeiten von Texten (z. B. eduPad) oder Sammeln von Ideen (z. B. Padlet) gibt es zahlreiche Tools, die Ihre digitale Teamarbeit unterstützen. Seien Sie experimentierfreudig, probieren Sie verschiedene Tools aus und finden Sie für Ihr Team den idealen Weg, genau so, wie es in Ihr Unternehmen passt. Beachten Sie jedoch Anforderungen an Datenschutz, unternehmensinterne Vereinbarungen und Richtlinien zu digitalen Tools.

3.  Digitale Kommunikation und virtuelle Zusammenarbeit braucht Struktur und Regeln  

Unabhängig von den Tools, die Sie als Team für Ihre digitale Zusammenarbeit nutzen, sind Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit enorm wichtig. Am Arbeitsplatz und in Präsenz-Meetings sind die Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team häufig klar. Für die digitale Zusammenarbeit, die für das Team oft noch neu ist, bestehen jedoch noch keine Regeln. Legen Sie daher gemeinsam im Team Regeln für Ihre digitale Zusammenarbeit und Kommunikation fest. Entscheiden Sie, welche digitalen Kommunikationsinstrumente für welchen Anlass genutzt werden und zu welchen Zeiten die Team-Mitglieder über diese erreichbar sind. Insbesondere virtuelle Teammeetings benötigen Struktur und Organisation, um Sie so effizient wie möglich gestalten zu können. Hinweise zum erwünschten digitalen Kommunikationsverhalten, eine Moderation sowie die Erstellung einer Tagesordnung können dabei helfen. 

4. Kümmern Sie sich um den informellen Austausch  

Während des Arbeitens von Zuhause vermisst man schnell den Plausch mit den Kolleg*innen an der Kaffeemaschine, das gemeinsame Mittagessen oder den spontanen Austausch auf dem Flur. Der informelle Austausch, der für den Zusammenhalt und die Kreativität im Team sehr wichtig ist, kommt in der digitalen Zusammenarbeit also schnell zu kurz. Daher ist es wichtig, dass Sie als Team gemeinsam aktiv den informellen Austausch aufrechterhalten und sich um persönliche Kontakte kümmern. Organisieren Sie im gesamten Team oder auch nur in kleineren Gruppen virtuelle Kaffeepausen, um sich auch unabhängig von arbeitsrelevanten Themen auszutauschen. Auch ein gemeinsamer Team-Chat, in dem Eindrücke von dem persönlichen Arbeitsplatz Zuhause oder dem Privatleben geteilt werden, kann dabei unterstützen. Stärken Sie so das Teamgefühl – auch über die Bildschirmgrenzen hinaus.  

Wenn Sie auch in Ihrem Team die virtuelle Zusammenarbeit z.B. durch agile Arbeitsmethoden oder verschiedene digitale Tools verbessern möchten, unterstützen wir Sie gern dabei.

Mehr Tipps und Tools für virtuelles Zusammenarbeiten auch morgen bei unserem Zukunftsdonnerstag

Gleichzeitig ergeben sich durch die Arbeit von Zuhause auch Herausforderungen, mit denen umgegangen werden muss. Vor allem, wenn wenige oder keine Erfahrungen mit dem Arbeiten von Zuhause gemacht wurden, stehen viele Beschäftigte vor der großen Herausforderung sich selbst organisieren und strukturieren zu müssen. Die Entgrenzung des Privaten und Beruflichen, die zahlreichen Ablenkungsmöglichkeiten oder das Fehlen eines vernünftigen Arbeitsplatzes sind Beispiele solcher Schwierigkeiten, die häufig beim Arbeiten von Zuhause aufkommen können.  

Auch wir im Zukunftszentrum Brandenburg arbeiten in der aktuellen Zeit zu einem großen Teil von Zuhause aus und haben Ihnen ein paar nützliche Tipps zusammengestellt, die uns die Arbeit Zuhause erleichtert haben. Unsere Top 5 Tipps für ein erfolgreiches Arbeiten von Zuhause aus:  

1. Schaffen Sie sich Routinen

Eine feste Struktur erleichtert Ihnen die Gestaltung Ihres Arbeitsalltages Zuhause. Schaffen Sie sich feste Arbeitszeiten, beginnen Sie zu einer bestimmten Uhrzeit Ihren Arbeitstag und beenden Sie ihn zu festgelegten Zeiten. Die Erstellung von Tages-, Wochen-, und Familienplänen kann Sie dabei unterstützen. Nutzen Sie dafür gerne unsere Vorlagen, die Sie ganz einfach hier Downloaden können. 

Tagesplaner downloaden
Wochenplaner downloaden 

2. Schaffen Sie sich einen Arbeitsplatz  

Auch Zuhause sollten Sie sich einen festen Arbeitsplatz suchen, an dem Sie produktiv arbeiten können. Auf welchem Stuhl können Sie gut sitzen? An welchem Platz werden Sie nicht von der Sonne geblendet? Wo können Sie, ohne dass es stört, auch mal über längere Zeit einige Arbeitsunterlagen liegen lassen? Schaffen Sie sich einen kleinen Arbeitsraum, den Sie zu Beginn Ihrer Arbeit betreten und zum wohlverdienten Feierabend wieder verlassen.  

3. Die richtige Kleidung 

Ziehen Sie sich morgens die Kleidung an, die Sie auch im Büro tragen würden. Auch wenn die Verlockung groß ist, beim Arbeiten von Zuhause im Jogginganzug zu sitzen, kann dies für Ihre Arbeit nachteilig sein. Also starten Sie Ihren Arbeitstag zu Hause mit der richtigen Kleidung, denn ein angemessenes Outfit wirkt nachweislich leistungssteigernd und fördert das konzentrierte und fokussierte Arbeiten. So sind Sie auch für spontane Videokonferenzen mit Kolleg*innen gut vorbereitet. 

4. Nehmen Sie sich bewusst Pausen 

Im normalen Arbeitsalltag ist eine Kaffeepause mit den Kolleg*innen häufig ein wichtiger Bestandteil – genauso wie eine 30-minütige Mittagspause. Auch beim Arbeiten von Zuhause sollten Sie sich das nicht verbieten und auf regelmäßige Pausen achten. Gönnen Sie sich zwischen Ihren Aufgaben ruhig einen Moment zum Durchschnaufen, stehen Sie auf und bewegen Sie sich. So bleiben Sie wach, aktiv und produktiv. Ein weiterer guter Tipp für die Pausen: Vergessen Sie das Durchlüften nicht! Mindestens einmal am Tag sollten Sie Ihre Wohnung stoßlüften, das ist ein echter Leistungskick für den Kopf.   

5. Feierabend bedeutet Feierabend 

Die Abgrenzung von der Arbeit ist besonders schwierig, wenn Sie von Zuhause aus arbeiten. Schaffen Sie sich eine Routine, die den Feierabend einläutet. Sie können sich zum Beispiel zum Abschluss des Arbeitstages eine To-Do-Liste für den nächsten Tag erstellen, so gehen keine wichtigen Aufgaben verloren und Sie schließen den Arbeitstag ab.  Drehen Sie danach eine Runde um den Block und simulieren Sie so den Weg von der Arbeit nach Hause. Versuchen Sie sich bewusst abzugrenzen und Ihren Feierabend zu genießen und sich zu erholen. Sie haben sich Ihren Feierabend verdient! 

Im nächsten Beitrag schauen wir auf Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit. Zudem geben wir bei unserem Zukunftsdonnerstag, diese Woche am 5. November 2020, Tipps und Hinweise zu Tools, welche die virtuelle Zusammenarbeit unterstützen.