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Getting Things Done (GTD) – So werden Sie produktiver und stressfreier in der digitalen Arbeitswelt
Von der Hydra zur Klarheit – wie GTD in der digitalen Welt hilft, Ruhe und Struktur zu finden
Wir leben in einer Zeit, in der ständige Erreichbarkeit, Informationsflut und eine Vielzahl an Tools unseren Arbeitsalltag bestimmen. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), in denen häufig mehrere Rollen gleichzeitig ausgefüllt werden müssen, fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Statt fokussiert zu arbeiten, fühlen sich viele wie Herakles im Kampf mit der Hydra: Für jede erledigte Aufgabe tauchen zwei neue auf.
Die Folge? Stress, Frust und das Gefühl, trotz hoher Anstrengung nichts wirklich abgeschlossen zu haben. Genau hier setzt die Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen an. Sie bietet einfache Prinzipien, um die Kontrolle zurückzugewinnen – für mehr Produktivität und deutlich weniger Stress.
Was ist GTD und warum funktioniert es?
GTD ist ein Organisationssystem, das auf fünf klaren Schritten basiert:
Erfassen – Alles, was deine Aufmerksamkeit beansprucht, wird aus dem Kopf heraus in ein vertrauenswürdiges System überführt.
Verarbeiten – Du entscheidest, was die jeweilige Notiz genau bedeutet und ob Handlungsbedarf besteht.
Organisieren – Die Informationen werden in Listen, Kalendern oder Referenzsystemen sinnvoll sortiert.
Durchsehen – Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass dein System aktuell und verlässlich bleibt.
Erledigen – Du entscheidest bewusst, was du als Nächstes tust – auf Basis von Kontext, verfügbarer Zeit, Energie und Priorität.
„Your mind is for having ideas, not holding them.“ („Ihr Verstand ist dafür da, Ideen zu haben, nicht sie festzuhalten.“) David Allen
GTD hilft, mentale Überforderung zu vermeiden. Es entlastet dein Gedächtnis und schafft die Voraussetzungen für fokussiertes Arbeiten – oder wie Cal Newport es nennt: Deep Work, also vertieftes Arbeiten.
Abbildung 2: Die 5 Phasen von GTD (eigene Darstellung)
Warum einfache To-do-Listen oft nicht helfen – und wie GTD es besser macht
Wer kennt es nicht? Eine lange Liste, die ständig wächst, Aufgaben, die unklar formuliert oder nicht priorisiert sind. Was als Strukturversuch begann, wird zur Monsterliste, die mehr Energie raubt als gibt.
„Lots of people have been making lists for years but have never found the procedure to be particularly effective.“ („Viele Menschen erstellen seit Jahren Listen, haben dieses Verfahren aber nie als besonders effektiv empfunden.„)– David Allen
Das Problem: Viele To-do-Listen sind zu grob, zu lang oder zu unstrukturiert. Es fehlt an Klarheit darüber:
Welche Aufgabe ist der nächste logische Schritt?
Welche Aufgaben gehören zusammen?
Wie viel Zeit oder Energie brauche ich?
Mit GTD nutzen Sie statt unspezifischer Listen drei zentrale Instrumente:
Projektlisten: Ein Ort für alle laufenden Vorhaben.
Checklisten: Für wiederkehrende Abläufe – etwa für die Reisevorbereitung oder Kundentermine.
Kontextlisten mit Next Actions: Aufgaben, die nach Situation oder Energielevel geordnet sind, z. B. „Telefonate“, „Im Internet“, „Brain Dead“.
So vermeiden Sie die Hydra-Falle und finden zu klaren, realistischen Schritten.
Stressfrei durch einen leeren Posteingang
Die tägliche E-Mail-Flut ist für viele ein zusätzlicher Stressfaktor. Die gute Nachricht: GTD bietet einfache Prinzipien, um den Posteingang zu entlasten – mental wie organisatorisch.
Ein paar konkrete Tipps:
Arbeiten Sie zu festen Zeiten Ihre E-Mails durch.
Entscheiden Sie bei jeder Mail: löschen, delegieren, sofort erledigen (2-Minuten-Regel), später bearbeiten oder als Referenz ablegen.
Lassen Sie keine Mails offen im Posteingang liegen. Ziel: Zero Inbox (leerer Posteingang).
So wissen Sie jederzeit, dass Sie nichts Wichtiges übersehen haben – und können sich wieder den wirklich wichtigen Dingen widmen.
Kleine Schritte, große Wirkung
Eines der kraftvollsten Prinzipien von GTD ist die Idee der Next Action (nächste Aktion): Statt sich von großen, nebulösen Zielen entmutigen zu lassen, wird jede Aufgabe auf den nächsten, konkret machbaren Schritt heruntergebrochen.
„Executives whose calendars are insanely overbooked but who, when they begin to give timely responses to their e-mails, experience a dramatic relief from that pressure.” („Führungskräfte, deren Kalender wahnsinnig überbucht sind, die aber, wenn sie anfangen, ihre E-Mails rechtzeitig zu beantworten, eine dramatische Entlastung von diesem Druck erfahren„) – David Allen
Das ist nicht nur produktiver, sondern wirkt auch motivierend. Jede abgeschlossene Aufgabe ist ein kleiner Erfolg. Diese sichtbaren Fortschritte geben Energie – besonders an Tagen, an denen der Berg an Arbeit sonst erdrückend wirkt.
Fazit und erster Schritt
In einer Welt voller Reize und Anforderungen ist GTD eine bewährte Methode, um fokussiert und mit klarem Kopf zu arbeiten. Statt Aufgaben nur zu sammeln, bringt GTD Struktur, Energie und Klarheit in Ihren Alltag.
Sie möchten anfangen? Dann starten Sie mit dem ersten Schritt: Erfassen Sie alles, was Sie aktuell im Kopf haben, in einer Liste. Ganz ohne Bewertung. Und beobachten Sie, wie allein dieser Schritt für mehr Ruhe sorgt.
Ahrens, Sönke (2017): Das Zettelkasten-Prinzip – Erfolgreich wissenschaftlich schreiben mit effektiven Notizen, BoD 2017
Allen, David (2015). Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity, Piatkus.
Newport, Cal (2016). Deep Work – Rules for Focused Success in a Distracted World, Piatkus.
Teamdynamik und Konfliktmanagement – Gemeinsam läuft’s besser
Was macht eigentlich ein gutes Team aus? Klar, Zusammenarbeit, Vertrauen, gemeinsame Ziele. Und doch ist es manchmal gar nicht so leicht – denn: Teams bestehen aus Menschen. Und Menschen ticken unterschiedlich. Genau da setzen die Themen Teamdynamik und Konfliktmanagement an.
Was bedeutet Teamdynamik?
Teamdynamik beschreibt die Art und Weise, wie Menschen in Gruppen miteinander agieren. Wer übernimmt welche Rolle? Wer treibt an, wer hält zusammen, wer geht lieber in die Tiefe? Unterschiedliche Persönlichkeiten, Arbeitsstile und Bedürfnisse treffen aufeinander – das kann Energie freisetzen, aber auch Reibung erzeugen.
Je besser ein Team versteht, wie es „tickt“, desto leichter wird die Zusammenarbeit. Und genau dafür gibt es Tools, Modelle und Reflexionsformate – zum Beispiel den Teamtypen-Test nach Stefanie Stahl. Hier wird deutlich: Vielfalt ist keine Hürde, sondern eine Ressource. Vorausgesetzt, wir erkennen sie.
Konflikte? Ja, bitte.
Klingt komisch, ist aber so: Konflikte gehören zum Teamleben dazu. Sie zeigen, dass etwas in Bewegung ist. Und sie bieten die Chance, Dinge zu klären, die sonst unter der Oberfläche schwelen würden.
Wichtig ist, wie wir mit ihnen umgehen. Wer seinen eigenen Konflikttyp kennt, versteht besser, warum er (oder sie) in bestimmten Situationen zurückzieht, explodiert oder vermittelt. Und wer lernt, Konflikte nicht zu vermeiden, sondern zu gestalten, sorgt für mehr Klarheit, weniger Missverständnisse – und letztlich bessere Zusammenarbeit.
Gruppenarbeit mit Wirkung
In unseren Workshops arbeiten wir nicht mit erhobenem Zeigefinger, sondern mit echter Beteiligung. Teamtypentest, Reflexionsfragen, Austausch in Kleingruppen – all das hilft, sich selbst besser zu verstehen, andere nicht gleich zu bewerten und neue Perspektiven zuzulassen. Oft entstehen daraus ganz neue Ideen für die Zusammenarbeit.
Teamdynamik & Konflikte – Chance und Lernfeld
Ein diverses Team ist kein Selbstläufer. Es braucht Kommunikation, Vertrauen – und manchmal auch Mut, Dinge anzusprechen. Wenn das gelingt, entsteht echter Teamspirit: kein Kuschelteam, aber ein starkes, offenes Miteinander. Wir unterstützen Unternehmen dabei, genau dahin zu kommen – mit Impulsen, Workshops, Methoden und einer Portion Humor.
TIPP: Einen ersten Einblick ins Thema gibt es bei unserem Zukunftsdonnerstag am 3. Juli 2025
Interesse an einem Workshop?
Ob für ein Teammeeting, einen Teamtag oder als Teil Ihrer Personalentwicklung –melden Sie sich gern bei uns. Wir bringen die richtigen Fragen, Methoden und Impulse mit – und Sie einfach sich selbst. Zusammen geht was. Versprochen. Wir unterstützen gern.
Frauen in KMU – Ansätze zur Förderung der Gleichstellung
In Brandenburg – und auch Deutschland – suchen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) nach Lösungen für den Fachkräftemangel. Generationenwechsel, demografischer Wandel und wachsende Konkurrenz um qualifizierte Mitarbeitende stellen viele Betriebe vor große Herausforderungen. Dabei liegt ein oft übersehenes Potential in der Gleichstellung von Männern und Frauen: In technischen Berufen, in leitenden Funktionen und beim Schritt in die Selbstständigkeit sind Frauen noch immer unterrepräsentiert. Es zeigen sich strukturelle Unterschiede, die Chancenungleichheit offenlegen. Dabei bringen Frauen Fachwissen und neue Perspektiven ein – und doch schöpfen viele Betriebe ihr Potential nicht aus.
Stellen Sie sich als Betrieb die Fragen: Wie viele Frauen arbeiten bei Ihnen im Unternehmen? Wer übernimmt Verantwortung? Und vor allem – wie können wir gemeinsam Hürden abbauen und mehr erreichen?
Gleichstellung? In Deutschland noch nicht erreicht
In Deutschland sind 74 % der Frauen und 81 % der Männer erwerbstätig. Trotz gesetzlicher Rahmenbedingungen und zunehmender Sensibilisierung zeigt sich: Frauen verdienen im Durchschnitt noch immer weniger als Männer, übernehmen häufiger unbezahlte Sorgearbeit und sind seltener in Führungspositionen vertreten. Die Teilzeitquote im Jahr 2024 lag bei Frauen bei 49 % und bei Männern lediglich bei 12 %. Mütter sind weiterhin seltener erwerbstätig als Väter, jedoch ist der Anteil erwerbstätiger Mütter seit 2005 deutlich gestiegen (Statistisches Bundesamt, 2025).
In Führungspositionen sind Frauen nach wie vor unterrepräsentiert – je höher die Hierarchieebene, desto geringer ihr Anteil. Im letzten Jahr bestanden die Börsenvorstände zu 81 % aus Männern (AllBright Stiftung, 2024). Die KfW-Studie „Chefinnen“ zeigt zudem: Der Anteil von kleinen und mittleren Unternehmen mit einer Frau an der Spitze lag 2024 bei 14,3 %. Die Anzahl frauengeführter Unternehmen im Mittelstand lag bei 549.000 und die von Frauen initiierten Gründungen entsprachen laut Gründungsmonitor gerade einmal 37 % (KfW Bankengruppe, 2024).
Die Ursachen für ungleichmäßige Rollenverteilung sind vielfältig und gesellschaftlich stark verankert. Nicht ohne Grund sind Frauen beispielsweise in der Handwerksbranche unterpräsentiert. Die Top Ausbildungsberufe für Männer sind nach wie vor Kraftfahrzeugmechatroniker, Fachinformatiker und Anlagemechaniker. Frauen hingegen interessieren sich eher für Berufe, wie Kauffrau für Büromanagement, medizinischer oder zahnmedizinischer Fachangestellte (Statistisches Bundesamt, 2021). Die globale COVID 19 Pandemie hat die Diskussion um traditionelle Rollenbilder weiterhin verstärkt, da oftmals die Frauen zu Hause blieben und der Care-Arbeit, womit die Fürsorgearbeit wie Betreuung von Kindern oder die Pflege von Angehörigen gemeint ist, nachgingen (Deutsches Global Compact Netzwerk & AllBright Stiftung, 2021).
Was können Betriebe unternehmen?
Ein Ansatz ist das Konzept des Diversity Managements – das bedeutet, dass man sich als Unternehmen bewusst darum bemüht, Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Erfahrungen und Perspektiven einzubeziehen und deren Zusammenarbeit zu fördern. Es geht darum, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle Mitarbeitenden respektiert und wertgeschätzt fühlen. Ziel müssen nicht große Initiativen sein, die nach außen getragen werden können. Wichtig ist vor allem, nach innen in den Betrieb zu schauen und mit kleinen Maßnahmen anzufangen.
1. Rollenbilder bewusst hinterfragen
Der erste Meilenstein kann bereits sein, sich die Strukturen in Ihrem Betrieb anzuschauen. Welche Positionen werden von Männern und welche von Frauen besetzt? Fallen Ihnen Unterschiede auf? Hinterfragen Sie Ihre Einstellung zu konkreten Themen, wie beispielsweise: Ist es bei Ihnen anerkannt, dass auch Väter längere Zeit in Elternzeit gehen? Wie würden Sie und Ihre Mitarbeitenden reagieren, wenn ein Mitarbeiter dieses Vorhaben umsetzt?
2. Mitarbeitende verbinden, insbesondere Frauen
Die Rolle als Arbeitgeber kann im Rahmen der Gleichstellung darin liegen, Mitarbeitenden den Raum für Austausch und Entwicklung zu bieten. Ermöglichen Sie Zusammenkünfte, wie ein Frauen-Frühstück oder die Gründung von Interessenvertretungen. Ziel ist dabei immer, Menschen ein Gehör zu verleihen und diese zu verbinden. Insbesondere in kleineren Unternehmen mit weniger Mitarbeitenden können Menschen eher erreicht werden.
3. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office ermöglichen
Bieten Sie Gleitzeit, Teilzeitoptionen oder Arbeit nach Lebensphasen an. Auch spontane familiäre Verpflichtungen (z. B. Kinderkrankheit) sollten ohne bürokratischen Aufwand für Väter und Mütter gleichermaßen lösbar sein. So können Mitarbeitende trotz familiärer Verpflichtungen ihrem Beruf nachgehen und in den Arbeitsalltag intergiert werden. Das Arbeiten von zu Hause bietet ebenfalls die Möglichkeit, mehr Stunden zu arbeiten.
4. Führung in Teilzeit ermöglichen
Seien Sie mutig und ermöglichen Sie Führung in Teilzeit. Das eröffnet leistungsstarken Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Vereinbarung von Familie und Beruf und fördert gleichzeitig deren Selbstbestimmung und Flexibilität. Das motiviert und macht laut Studien produktiver und innovativer. Nicht nur das, Teilzeit-Führungskräfte, die Familie und Beruf vereinbaren können, sind zufriedener, treuer und loyaler. Sie wechseln seltener das Unternehmen.
5. Familienfreundlichkeit (vor-)leben
Eine offene Haltung gegenüber Elternzeit, Rückkehrmodellen oder kurzfristigen Anpassungen signalisiert Vertrauen. Zeigen Sie als Betrieb, dass sie hinter Ihren Mitarbeitenden stehen und leben sie eine Kultur, die Männer und Frauen gleichermaßen behandelt. Auch kleine Gesten wie eine Kinderecke im Büro oder ein Mitarbeitergespräch zur Vereinbarkeit zeigen Wirkung.
Haben Sie bereits von dem Konzept Eltern-Kind-Büro gehört? Dieses bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihr Kind bei kurzfristigem Betreuungsbedarf mit zur Arbeit zu bringen – in einen dafür eingerichteten Raum mit Spiel- und Ruhebereich, der das Arbeiten in Ausnahmesituationen erleichtert. Mitarbeitende wechseln sich dann gegenseitig mit der Kinderbetreuung und Arbeit ab.
6. Offene Unternehmenskultur fördern
Wertschätzung und ein respektvolles Miteinander sind entscheidend – gerade in kleinen Teams. Achten Sie auf faire Aufgabenverteilungen und eine Unternehmenskultur, in der Feedback und das Äußern freier Meinungen möglich sind. Stellen sie sich als Team folgende Reflexionsfragen am Ende eines Termins: Wie war die Aufgabenverteilung heute? Wer hatte das Wort bzw. wie verteilten sich die Sprechzeiten? Wer hat welche Verantwortung übernommen?
7. Teilnahme an Netzwerken und Weiterbildung unterstützen
In Zeiten gesellschaftlicher Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt, sind Weiterbildungen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, jedoch nehmen Frauen weniger an karrierefördernden Maßnahmen teil als Männer. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiterinnen, an Workshops, Netzwerktreffen (Stammtische etc.) oder Online-Formaten teilzunehmen. Das stärkt das Wissen, die Motivation und Bindung an den Arbeitgeber.
Frauen zu fördern, zahlt sich aus
Gleichstellung ist kein „Nice-to-have“, sondern ein Wirtschaftsfaktor und entscheidender Wettbewerbsvorteil. Wenn Frauen stärker eingebunden werden, profitieren Betriebe von vielfältigeren Perspektiven, besserer Produktentwicklung und einem geringerem Fachkräftemangel. Unternehmen mit ausgewogener Geschlechterverteilung zeigen im Durchschnitt eine bessere wirtschaftliche Performance (25 %) und sind laut Studien langfristig erfolgreicher (McKinsey & Company, 2020).
Wenn Betriebe faire Chancen bieten, flexible Arbeitsmodelle schaffen und eine familienfreundliche Kultur fördern, erhöhen sie nicht nur die Bindung ihrer bestehenden Mitarbeitenden, sondern hat dies auch einen positiven Einfluss auf potentielle Fachkräfte. Trauen Sie sich das Thema Diversity Management oder Gleichstellung anzugehen. Es geht zunächst darum, erste Schritte zu gehen und sich zu fragen: Wie können wir gemeinsam unsere Vorurteile und Denkmuster auflösen? Wie können wir mehr Menschen erreichen und verbinden?
Sie haben Interesse an dem Thema oder brauchen Unterstützung für die Durchführung der Maßnahmen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
Quellen:
AllBright Stiftung. (2024). Zwischenstand: Wenig Bewegung beim Frauenanteil in den Vorständen. https://www.allbright-stiftung.de/aktuelles/https/wwwallbright-stiftungde/aktuelles/2024/3/8/zwischenstand-wenig-bewegung-beim-frauenanteil-in-den-vorstnden (abgerufen am: 27.05.2025).
Arbeits-ABC. (o.J.). Arbeiten im Eltern-Kind-Büro. https://arbeits-abc.de/arbeiten-im-eltern-kind-buero/#1 (abgerufen am: 27.05.2025).
Charta der Vielfalt e.V. (o.J.). Charta der Vielfalt. https://www.charta-der-vielfalt.de/ (abgerufen am: 27.05.2025).
Deutsches Global Compact Netzwerk & AllBright Stiftung. (2021). Gender Diversity in Unternehmen strategisch erreichen. https://www.globalcompact.de/fileadmin/user_upload/Bilder/Mediathek_Main_Page/Publikationen_PDF_speicher/Gender-Diversity_20210624_v4.pdf (abgerufen am: 27.05.2025).
Friedrich-Ebert-Stiftung. (2020). Gendergerechtigkeit in der Arbeitswelt: Herausforderungen und Perspektiven. https://library.fes.de/pdf-files/dialog/17120-20201222.pdf (abgerufen am: 27.05.2025).
Hans-Böckler-Stiftung. (2024). Frauen kommen bei Weiterbildung zu kurz. Böckler Impuls. https://www.boeckler.de/de/boeckler-impuls-frauen-kommen-bei-weiterbildung-zu-kurz-67332.htm (abgerufen am: 27.05.2025)
Headquest. (2023). Warum Mitarbeiter in Teilzeit vielleicht die besseren Führungskräfte sind. https://headquest.de/de/warum-mitarbeiter-in-teilzeit-vielleicht-die-besseren-fuehrungskraefte-sind/ (abgerufen am: 27.05.2025).
KfW Bankengruppe. (2024). Chefinnen: Frauen in der Führung kleiner und mittlerer Unternehmen. KfW Research Fokus Volkswirtschaft, Nr. 455. https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2024/Fokus-Nr.-455-Maerz-2024-Chefinnen.pdf (abgerufen am: 27.05.2025)
Koneberg, F., Malin, L., & Werner, D. (2024). Wer führt in Teilzeit? Fachkräftepotenzial trotz privater Mehrbelastung erschließen. KOFA Kompakt, 2/2024. Institut der deutschen Wirtschaft Köln. https://www.iwkoeln.de/fileadmin/user_upload/Studien/KOFA_kompakt_und_Studien/2024/KOFA_Kompakt_2-2024-F%C3%BChren_in_Teilzeit.pdf (abgerufen am: 27.05.2025)
Statistisches Bundesamt. (2025). Fast jede zweite erwerbstätige Frau arbeitet in Teilzeit. Destatis. https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2025/05/PD25_175_13.html (abgerufen am: 27.05.2025)
Kanban ist eine bewährte Methode zur Optimierung von Arbeitsprozessen und Projekten. Ursprünglich aus der Produktion stammend, hat sich Kanban mittlerweile in vielen Bereichen etabliert, um Transparenz zu schaffen und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.
Was ist Kanban?
Kanban bedeutet wörtlich „Schild“ oder „visuelle Karte“. Es handelt sich um ein visuelles System zur Steuerung von Arbeitsabläufen, das darauf abzielt, Engpässe zu identifizieren und zu vermeiden. Durch die Visualisierung der Aktivitäten können schrittweise Veränderungen und Verbesserungen erreicht werden. Die Aufgaben für einen festgelegten Zyklus (meist zwischen 2 und 4 Wochen) werden definiert und auf einem Kanban-Board sichtbar gemacht.
Prinzipien von Kanban
Beginne mit dem, was du gerade tust: Veränderungen werden schrittweise und evolutionär vorgenommen, ohne den laufenden Prozess zu stören.
Anerkennung bestehender Strukturen und Prozesse: Der Wert bestehender Arbeitsweisen wird respektiert und berücksichtigt.
Kontinuierliche Verbesserung: Es wird auf kontinuierliche, kleine Verbesserungen gesetzt, anstatt auf radikale Veränderungen.
Rollen und Verantwortlichkeiten: Die bestehenden Rollen und Verantwortlichkeiten werden berücksichtigt und in den Prozess integriert.
Führung auf allen Ebenen: Jeder im Team wird ermutigt, Verantwortung zu übernehmen und aktiv mitzuwirken.
Das Kanban-Board als zentrales Arbeitsmittel
Ein zentrales Element der Kanban-Methode ist das Kanban-Board als Arbeitsmittel. Es besteht typischerweise aus den Spalten „To Do“, „Doing“ und „Done“. Aufgaben werden von links nach rechts durch die Spalten bewegt, was den Fortschritt sichtbar macht und Engpässe aufzeigt.
To Do: Aufgaben, die noch erledigt werden müssen.
Doing: Aufgaben, die gerade bearbeitet werden.
Done: Abgeschlossene Aufgaben.
Zusätzlich können weitere Spalten wie „Check“ für die Qualitätssicherung oder „Backlog“ für zukünftige Aufgaben hinzugefügt. „Backlog“ dient also als Aufgabenspeicher für den nächsten Zyklus.
Begleitende Meetingstruktur
Der Arbeitsprozess mit Kanban umfasst regelmäßige Meetings zur Planung, Priorisierung und Reflexion. Diese Meetings helfen, den Fortschritt zu überwachen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
Planungsmeeting: Auswahl und Verteilung der Aufgaben für den nächsten Arbeitszyklus.
Statusmeeting: Kurzes Update-Meeting ohne Diskussionen.
Reflexionsmeeting: Rückblick auf den Arbeitszyklus und Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
Kanban – Chance und Herausforderung zugleich
Um Arbeitsprozesse mit Kanban besser zu strukturieren und mehr Transparenz im Team zu schaffen, ist ein gemeinsamer Lernprozess notwendig. Die Methode eignet sich besonders bei kurzfristigen Planungen, weniger bei langfristigen Aufgaben. Es sollte also immer ein überschaubarer Zeitraum als Zyklus betrachtet werden. Gerade am Anfang ist es durchaus herausfordernd, die richtige Granularität zu finden. In der gemeinsamen Reflexion sollte dies auch thematisiert und gemeinsam diskutiert werden. Zudem stoßen solche Veränderungen von Arbeitsprozessen auch auf Widerstände im Team, die es ernst zunehmen gilt.
Sie finden die Methode interessant und wünschen sich mehr Informationen, um ihre Arbeit im Betrieb durch solche Dinge agiler zu gestalten? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
Nachhaltigkeit kann so einfach sein – mit Green Nudging nachhaltiges Verhalten fördern
Nachhaltigkeit kann so einfach sein – mit Green Nudging nachhaltiges Verhalten fördern
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und verändert daher nur ungern sein Verhalten. Gute Vorsätze, wie mehr Sport zu treiben, die Treppe anstelle des Aufzugs zu nehmen, gesünder zu essen, den Müll besser zu trennen, sind zwar schnell formuliert, aber nur schwer umzusetzen. Diese Beispiele aus unserem Privatleben sind auch für Unternehmen relevant. Denn auch dort spielen Themen der Nachhaltigkeit, wie die Gesundheit am Arbeitsplatz und die Einsparung von Ressourcen, eine zunehmend wichtige Rolle. Ein nachhaltiger Betrieb mit gesunden Mitarbeiter*innen stärkt die Zukunftsfähigkeit in Zeiten des Fachkräftemangels und anderer externer Krisen. Daher stellt sich die Frage: Wie können Anreize im Betrieb geschaffen werden, sich gesünder und nachhaltiger zu verhalten?
Nudging als Möglichkeit zur Anreizsetzung
Das Konzept Nudging stammt aus der Verhaltensökonomie und wurde von Richard Thaler und Cass Sunstein begründet. Unter Nudges versteht man kleine Stupser, welche das Verhalten von Menschen positiv beeinflussen können. Wichtig dabei ist, dass diese ohne finanzielle Anreize oder Verbote gesetzt werden. Zudem muss die gewohnte Option als Alternative weiter vorhanden sein (Bremer Energie-Konsens GmbH, 2023).
Ein praktisches Beispiel aus dem Alltag: Die Lebensmittelampel, bekannt unter dem Namen „Nutri-Score“, zeigt anhand einer Skala von A bis E (grün bis rot) an, wie gesund ein Lebensmittel ist. Dies animiert dazu, zur gesünderen Option zu greifen, indem man bewusst auf den Aspekt der Gesundheit aufmerksam macht. Das bedeutet, dass die Gesundheitsinformationen eines Produkts leichter zu erkennen sind, ohne dass man die Informationen im Kleingedruckten lesen oder etwas über Ernährung wissen muss. Gleichzeitig handelt es sich nur um einen Hinweis. Es wird also niemandem verboten, ungesunde Lebensmittel zu kaufen und es entstehen auch keine finanziellen Vorteile durch die Wahl der gesünderen Alternative.
Erste Schritte zur Nachhaltigkeit mit Green Nudging
Nudging, das zur Förderung nachhaltigen Verhaltens Anwendung findet, wird als Green Nudging bezeichnet. Dieses erweist sich besonders für Unternehmen, die das Thema Nachhaltigkeit aufnehmen möchten und noch am Anfang stehen, als sehr interessant. Denn mit Green Nudging können gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden: Es sensibilisiert Mitarbeiter*innen für Nachhaltigkeit und gleichzeitig setzt der Betrieb erste kleine Nachhaltigkeitsmaßnahmen um. Dabei kann Green Nudging in vielen Bereichen zum Einsatz kommen. Abbildung 1 zeigt Beispiele von Nudges zur Förderung verschiedener Nachhaltigkeitsaspekte auf.
Nudge-Entwicklung: Passende Nudges zum eigenen Unternehmen
Es gibt GreenNudges, die sich gleichermaßen in verschiedenen Unternehmen einsetzen lassen, um zu mehr Nachhaltigkeit beizutragen. So kann beispielsweise die Umstellung desDruckerstandards auf beidseitigen Druck ein Nudge sein, welcher in vielen Unternehmen gut einsetzbar ist, um Papier einzusparen.
Nudges können aber auch individuell entwickelt werden, um genau die Verhaltensweisen zu ändern, die die Nachhaltigkeit im eigenen Betrieb am stärksten beeinflussen. Diese sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und können in einem Nudge-Entwicklungsprozess bestimmt werden (Vetter et al., o.D.). Dies könnte beispielhaft wie folgt ablaufen:
Das Team eines Bäckereibetriebs erörtert anhand von Kennzahlen sowie ihrem intuitiven Verständnis, in welchen Bereichen die Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit gestärkt werden können. Die Hauptherausforderung sehen sie im hohen Energieverbrauch, insbesondere der Backöfen, was zu hohen Stromkosten führt. Neben dem allgemeinen Betriebsaufwand und teils veralteter Öfen, führt auch das Verhalten des Personals dazu, dass der Strom teilweise unnötig verbraucht wird, hauptsächlich durch das zu häufige und teilweise zu lange Öffnen des Backofens während der Backzeit. Dieses Verhalten ist auch durchaus gerechtfertigt, beispielsweise weil Brote nachgeschoben werden müssen. Trotzdem erörtert das Team weiter, ob diese Verhaltensweise veränderbar wäre und ein Nudge diese positiv beeinflussen könnte. Nach ersten Berechnungen stellt sich heraus, dass sich Strom sparen ließe, wenn man die Backofentür max. 10 Sekunden und möglichst selten öffnet. Um dies zu fördern, kommt das Team auf zwei Nudge-Ideen:
Um die Öffnungszeit zu reduzieren, soll ein Tür-Schließ-Erinnerungsalarm an die Backofentüren angebracht werden, der bereits nach 5 Sekunden einen leisen Ton abgibt, bei 10 Sekunden laut hörbar ist und danach alle 2 Sekunden piept.
Um die Häufigkeit des Öffnens zu reduzieren, soll ein Sticker am Türgriff darauf hinweisen, dass durch geringeres Öffnen Strom und Kosten gespart werden.
Das Team setzt die Ideen um und wird nach 3 Monaten den Erfolg der Nudging-Maßnahmen evaluieren. Zum einen werden sie analysieren, ob tatsächlich Strom gespart werden konnte und zum anderen, welche Erfahrung die Mitarbeiter*innen mit den Maßnahmen gemacht haben. Danach können die Nudges ggf. angepasst oder erweitert werden.
Werden auch Sie nachhaltiger! Wir unterstützen Sie dabei.
Anhand des Beispiels wird deutlich, dass Nachhaltigkeit ein individueller Prozess ist und es gilt, die kleinen Hebel im eigenen Unternehmen kennen- und nutzen zu lernen. Wir unterstützen Sie dabei gerne durch unsere individuell abgestimmten Beratungen und Qualifizierungen. Ein erster Schritt könnte sein, Ihnen und Ihren Kolleg*innen das Konzept des Green Nudgings näherzubringen und Sie in Ihrem Nudge-Entwicklungsprozess zu begleiten. Unser gesamtes Angebot ist dank Förderung kostenlos.
Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne direkt an Natalie Frey (natalie.frey@f-bb.de).
