Vom 15. bis 17.9. fanden die FachkräfteTage Potsdam statt. Auch wir waren mit verschiedenen Beiträgen zu den Themen Wissen, Kreativität und modernes Arbeiten.

Wissensmanagement – Wissen ist Macht, Wissen teilen ist mächtiger!

In diesem Beitrag haben wir einen Überblick zu den Chancen eines guten Wissensmanagements im Unternehmen gegeben. Dazu braucht es vor allem Rahmenbedingungen. Nur so lässt sich auch nachhaltig ein funktionierendes und lebendiges Wissensmanagement etablieren. Zudem wurden verschiedene Formate für den Austausch von Wissen im Unternehmen vorgestellt (z.B. Lunch & Learn als gemeinsame Mittagspause mit Mehrwert).

Kreativität im betrieblichen Alltag fördern

Wie kann Kreativität in den betrieblichen Alltag Einzug halten? In diesem Beitrag haben wir einen Einblick gegeben. Beispielsweise gelingt Kreativität nicht auf Knopfdruck und braucht entsprechende Rahmenbedingungen.

Die Arbeitswelt von morgen (mit)gestalten

In der Keynote haben wir einen Blick auf die Erfahrungen aus der Pandemie geworfen. Corona hat den Arbeitsalltag vieler Menschen verändert. Doch was können wir mitnehmen aus dem „Zwangsexperiment“? Insbesondere beim Arbeiten auf Distanz konnten viele Erfahrungen gesammelt sowie die positiven und negativen Seiten kennengelernt werden. Jetzt gilt es aus dem Funktionieren in der herausfordernden Situation eine Perspektive abzuleiten, wie das Arbeiten in Zukunft gestaltet werden kann.

Zu diesen uns anderen Themen stehen wir Ihnen gern als kompetente Ansprechpartner*innen zur Verfügung. Wir schauen auf Ihren konkreten Bedarf und unterstützen Sie bei Veränderungen im Betrieb. Nutzen Sie dafür auch unsere Lernangebote zu verschiedenen Themen.

Nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.

Wir blicken zurück auf eine erfolgreiche Veranstaltung zur Eröffnung des Showrooms in Götz am 11. Juni 2021. Dabei konnten Möglichkeiten für altersgerechtes Wohnen mit Smart Home Anwendungen und eingebauter Bodensensorik kennengelernt werden. Ganz besonders war die Veranstaltung auch, weil sie nach langer Zeit die erste Veranstaltung vor Ort darstellte. Dementsprechend war es kaum zu glauben, als sich die Türen der Handwerkskammer öffneten und die Gäste eintrudelten. Auch bei den Teilnehmenden herrschte Aufregung und Vorfreude auf die nächsten Stunden.

Der Minister für Wirtschaft, Arbeit und Energie des Landes Brandenburg, Prof. Dr. Jörg Steinbach, eröffnete den Nachmittag. Er betonte den Nutzen von digitalen Anwendungen in der Arbeitswelt und welche Bedeutung Menschen dabei einnehmen. Wenn wir uns bewusst werden, welche Vorteile und Chancen sich durch den Einsatz von Technologien ergeben, können wir diese Haltung nach außen tragen und die Digitalisierung für uns nutzen.

„Wenn es mit Hilfe des Handwerks gelingt, Wohnraum smarter und sicherer zu gestalten, kann die Pflege optimiert werden – beispielsweise durch vernetzte Assistenzsysteme.“

Prof. Dr. Jörg Steinbach (11. Juni 2021)

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Eindrücke aus der Praxis

In einem lebendigen Interview mit der Pflegeeinrichtung in Angermünde erzählte uns die Geschäftsführerin Annalena Pfeifer, wie sie ihre Prozesse und Abläufe digitalisierten. Mit Hilfe schufen sie beispielsweise mit einer Software deutliche Entlastungen im Pflegealltag: die Personalplanung gestaltet sich effektiver und transparenter. Natürlich brauchte es Zeit, bis sich die Beteiligten auf diese Veränderungen einließen. Es erforderte einen gesteuerten und zielgerichteten Change Management-Prozess, aber nach einer gewissen Zeit wurden die Vorteile und der Nutzen erkannt. Die Software ist mittlerweile fester Bestandteil des Alltags.

Der zweite Teil der Veranstaltung ging über in einen Stationsbetrieb. Die Teilnehmenden wurden in Gruppen eingeteilt und lernten an mehreren Stationen unterschiedliche technologische Anwendungen kennen. Unsere Kolleginnen der bbw Akademie zeigten technische Lösungen für die Pflege auf: Diese können Menschen darin unterstützen, so lange wie möglich, autark, sicher und selbständig in ihren eigenen vier Wänden zu wohnen. Eine weitere Station war der Showroom im Praxishaus der Handwerkskammer. Diskussionen und Erfahrungsaustausche zeugten von einer Faszination über die Möglichkeiten, die die Digitalisierung speziell im Bereich „Smart Home“ bieten. Immer wieder stellte sich die Frage, wie wir technische Innovationen dabei nutzenbringend für den Menschen einsetzen können.

Zukunftszentrum Brandenburg begleitet Sie

Das Zukunftszentrum Brandenburg setzt an diesen Themen an. Wir klären auf und sensibilisieren dafür, Menschen mitzunehmen und die Chancen des digitalen und demographischen Wandels zu nutzen. Dieser Prozess benötigt Zeit, man muss sich proaktiv mit den zu erwartenden Veränderungen auseinandersetzen. Erst so können wir die Neuerungen annehmen und in unsere Arbeitswelt hineinleben. Der Showroom setzt genau hier an. Als Zukunftszentrum Brandenburg bauen wir Kompetenzen für Mitarbeitende in Handwerksbetrieben auf, die ihr Wissen nach und nach an Angehörige und Pflegende weitergeben. Zudem unterstützen wir Pflegekräfte in ihrer wichtigen Rolle zwischen Mensch und Technik, um durch digitale Unterstützung sicheres Wohnen für Pflegebedürftige zu ermöglichen.

Wir danken allen Teilnehmenden aus Pflegeinrichtungen, Handwerksbetrieben, Ministerien, Innungen und Kammern für diese tolle Veranstaltung zur Eröffnung des Showrooms. Wir sind stolz, diesen Meilenstein erreicht zu haben und freuen uns, Sie zukünftig im Showroom begrüßen zu dürfen.

Der demographische und digitale Wandel zwingt Menschen und Unternehmen, gewohnte Strukturen zu hinterfragen und neue Konzepte zu entwickeln. Smart Home – das intelligente Zuhause – ist ein Lösungsansatz, damit Menschen so lange wie möglich autark und sicher in den eigenen vier Wänden leben können. Technologische Anwendungen, wie mobile Raum- und Bodensensoriken, unterstützen zum Beispiel bei Sturzpräventionen; Bewegungsdaten werden analysiert und helfen frühzeitig, Veränderungen des Gesundheitszustandes der Patienten*innen zu erkennen. Im eingerichteten Showroom des Praxishauses der Handwerkskammer Potsdam am Standort Götz können Interessierte den Einsatz von Smart Home-Anwendungen für altersgerechtes Wohnen erleben.

Beratungskompetenzen erweitern

Der Einsatz dieser technologischen Anwendungen erfordert jedoch den sicheren und kompetenten Umgang und damit eine entsprechende Qualifizierung für Beschäftigte von Handwerks- und Pflegeunternehmen. Sie sind erste Ansprechpartner*innen für Kunden*innen und Patienten*innen, beraten zu Einsatzmöglichkeiten moderner Assistenzsysteme und unterstützen im Umgang mit diesen. Fachgerechter Kompetenzaufbau in beiden Branchen lässt Beschäftigte den Vorteil sowie Nutzen von Smart Home-Anwendungen erfahren: Mehr Zeit für den persönlichen Kontakt mit Klienten*innen, Entlastungen im administrativen Arbeitsalltag und Akquise neuer Projekte in einem wachsenden Zukunftsmarkt.

Neuer Showroom öffnet

Das Zukunftszentrum Brandenburg setzt an den für die Gesellschaft relevanten Themen an und bietet Konzepte zur praxisnahen Qualifizierung für klein- und mittelständische Unternehmen. Der eigens entwickelte Showroom soll Mitarbeitende, Führungskräfte und Betriebsräte dabei unterstützen, die Rolle als “Berater*in für den digitalen Wandel” einzunehmen. Es werden Potenziale für die Zusammenarbeit aufgezeigt, die an der Schnittstelle zu Pflege und Handwerk entstehen. Ziel ist es, Branchen zu verbinden, um die Chancen der Digitalisierung für alle nutzbar zu machen. Am 11.6.2021 wird der Showroom im Praxishaus in Götz unter Beteiligung von Brandenburgs Wirtschaftsministers Prof. Jörg Steinbach eröffnet.

Zum Diversity Tag 2021 fragen wir uns, wie es einem Unternehmen gelingen kann, ein geeignetes und gut funktionierendes Wissensmanagement auf den Weg zu bringen. Im vorherigen Video haben wir behandelt, welche Vorteile für Mitarbeitende und das Unternehmen dadurch entstehen. Nun gehen wir auf einige Aspekte ein, die Sie in diesem Zusammenhang auf dem Schirm haben sollten – geeignete Rahmenbedingungen.

Für effektives Wissensmanagement reicht es nicht allein eine entsprechende technische Infrastruktur bereitzustellen. Nur weil es eine FAQ-Datenbank gibt, sind die Mitarbeitenden keineswegs bereit, diese auch hinreichend zu nutzen und ihre Informationen zu teilen. Entweder können sie mit der Struktur und den Daten in der Datenbank nichts anfangen, sie finden sich nicht zurecht, weil sie nicht an der Entwicklung beteiligt wurden. Oder es fehlt ihnen das Verständnis dafür, sie sehen vielleicht nicht die Notwendigkeit ein, warum sie überhaupt Wissen teilen und generieren sollen.  

Um ein effektives Wissensmanagement im Betrieb zu etablieren, sollten Sie auf diese 4 Faktoren als wichtige Rahmenbedingungen achten: 

• Eine Organisationsstruktur, die Austausch ermöglicht 
• Das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Führung und die Kolleg*innen 
• Die Motivation aller Beteiligten, Zeit und Energie in die Aufbereitung und Vermittlung von Wissen zu investieren 
• Und eine technologische Ausstattung, die den Prozess bestmöglich unterstützt.  

Organisationsstruktur 

Damit Wissensmanagement im Unternehmen braucht es eine Organisationsstruktur, die Wissensaustausch überhaupt ermöglicht. Als Rahmenbedingungen sollten hierfür spezielle Räume und Zeiten geschaffen werden. Gerade in Home-Office-Zeiten, in denen der Flurfunk ausfällt, stagniert der Wissensfluss im Unternehmen. Steuern Sie hier aktiv gegen und regen Sie auch den informellen Austausch zwischen den Mitarbeitenden an. Flache Hierarchien in Teams tragen dazu bei, dass Meinungen offen zu teilen und Wissen weiterzugeben. Schaffen Sie hierzu Formate der gleichberechtigten Kommunikation, in denen jeder zu Wort kommt.  

Beziehen Sie am besten die Mitarbeitenden von Beginn an in den Aufbau des Wissensmanagements ein. Dies gewährleistet die Akzeptanz der Mitarbeitenden: Sie werden dort abgeholt, wo sie stehen, ihr Wissen einbringen und Konzepte entwickeln, wie und wo sie ihr Wissen teilen möchten. Dabei sollte die Umsetzung unkompliziert sein und mit wenig Zeitaufwand ins Tagesgeschäft integrierbar sein.  

Bedenken Sie hierbei 2 Aspekte des Wissensmanagement: Die Speicherung und die Zugänglichkeit. Die Einspeisung von Wissen und der Abruf müssen möglichst barrierearm erfolgen. Andernfalls wird das System zur zusätzlichen Belastung und damit schlichtweg nicht genutzt.Setzen Sie von Anfang an auf Nutzerbeteiligung und Nutzerzentrierung.  

Vertrauen schaffen 

Der zweite wichtige Faktor ist das Vertrauen, das die Mitarbeitenden untereinander und gegenüber der Unternehmensleitung empfinden.  

Das Teilen von Wissen setzt das Vertrauen  voraus, dass Kolleg*innen  ihr Wissen gleichermaßen teilen und sich nicht gegenseitig übervorteilen. Das ist eine zentrale Herausforderung, denn Wissen ist Macht. Beispielsweise kann exklusives Wissen eingesetzt werden, um sich unersetzbar in einem Unternehmen zu machen und die eigene Position zu sichern. Das erschwert die Zusammenarbeit und führt insbesondere dann zu Schwierigkeiten, wenn die Person das Unternehmen verlässt. Auch können Sie durch gute Arbeitsorganisation entgegenwirken. Etablieren Sie kooperative Arbeitsformen. Formate, wie regelmäßige Meetings als Stand-Ups und Check-Ins, in denen alle Mitarbeitenden zu Wort kommen und offen über Hürden und Frustrationen in ihrer Arbeit sprechen. Erfragen Sie regelmäßiges Feedback ihrer Mitarbeitenden, nehmen Sie dieses ernst und versuchen Sie es soweit möglich umzusetzen. Eine Vertrauenskultur muss in erster Linie von der Führung initiiert und gelebt werden. (Unser Angebot dafür „Führen“) 

Motivation der Mitarbeitenden  

Die nächste wichtige Komponente bei der Etablierung eines effektiven Wissensmanagement ist die Motivation aller Beteiligten sich aktiv zu beteiligen. Zum einen kann dies durch die Eigenmotivation der Mitarbeitenden selbst erfolgen. Zum anderen können Sie auch spezielle Anreize schaffen, wie eine Sondervergütung für die Mitarbeit am Wissensmanagement oder die Vergabe einer Position oder besonderer Anerkennung für die Mitwirkung. Sprechen Sie Ihre Mitarbeitenden gezielt an, um Motivation zu erzeugen. Um Motivation zu fördern, machen Sie die Vorteile des Wissensmanagement für jeden einzelnen Mitarbeitenden gut sichtbar und gestalten Sie den Prozess so simpel wie möglich.  

Technische Umsetzung und Gebrauchstauglichkeit des Systems  

Die technische Ausgestaltung des Wissensmanagement-Systems rundet das 4-Komponenten-Modell ab. Stürzt das System beispielsweise ständig ab oder existiert keine geeignete Suchfunktion, dann wird das System von den Mitarbeitenden kaum genutzt. Eine weitere Herausforderung ist die Entscheidung für ein geeignetes technisches System. Auch hier gilt wieder: Die späteren Nutzer*innen sollten mitentscheiden können, welche technischen Voraussetzungen sinnvoll bzw. für ihre Arbeit unbedingt notwendig sind. Die Auswahl der technischen Plattform sollte sich deshalb an diesen Bedürfnissen orientieren. So schaffen Sie eine geeignete technische Rahmenbedingungen, ganz nach Ihrem Bedarf im Unternehmen.

Seien Sie hier pragmatisch und denken Sie  nutzerzentriert. Starten Sie mit einem günstigen Tool, das Sie schnell testen und evaluieren können. Holen Sie sich dafür in der Anfangsphase reichlich Feedback Ihrer Mitarbeitenden ein bzw. beobachten Sie wie und wieviel sie das Tool verwenden und zu welchem Zweck.  

Möchten Sie dieses Thema vertiefen, geeignete Rahmenbedingungen schaffen und haben Interesse an einer Beratung, die eine Bestandsaufnahme hinsichtlich der 4 Faktoren vornimmt? Kontaktieren Sie uns gerne (zukunftszentrum-bb@f-bb.de) und wir vereinbaren einen Termin.  

_{Quelle: Studie Hans-Böckler-Stiftung}

Aller Anfang ist schwer.  

Wahrscheinlich unternehmen Sie bereits Aktivitäten, die in den Bereich Wissensmanagement fallen, ohne dies so explizit zu benennen. Im Folgenden stellen wir einige Formate vor, die Sie in Ihrem Betrieb auf dem Weg hin zu einer interne Wissenskultur einmal testen können. Probieren Sie aus und prüfen Sie, was sich bewährt und was nicht. So können Sie Ihr eigenes System entwickeln. 

Mitarbeiter*innen-Verzeichnis

Schaffen Sie Möglichkeiten, mit denen sich Ihre Mitarbeitenden einfach und schnell vernetzen können und passende Ansprechpersonen finden.   

Im ersten Schritt kann das Verzeichnis ganz schlicht in Form einer Tabelle angelegt werden. Wichtig ist, dass zu den Mitarbeitenden relevante Informationen, wie Jobbezeichnung, Abteilung / Team und im besten Fall noch Tätigkeitsschwerpunkte sowie Fach- und Interessengebiete enthalten sind. Gut verbinden lässt sich das Verzeichnis mit einem Einarbeitungsplan zum Anfang der Beschäftigung. Durch den Abbau von Barrieren zwischen den Mitarbeitenden und Abteilungen gelingt ein einfaches und unkompliziertes Kennenlernen. 

Mitarbeiter-Newsletter

In diesem Newsletter-Format werden Neuigkeiten von verschiedenen Abteilungen und Standorten zentral gesammelt und in regelmäßigen Zyklen an die Mitarbeitenden versendet. So können sie insbesondere auf Veranstaltungen aufmerksam gemacht und zum Austausch mit anderen angeregt werden. Verlinken Sie die entsprechenden Ansprechpartner*innen hier gut sichtbar. Der Newsletter ist ein Format mit eher geringem Aufwand, aber großem Nutzen für den Gemeinsinn und die Identifikation mit dem Unternehmen.

Unternehmensinterne FAQs oder Wikis 

Unternehmensinterne FAQs (Frequently Asked Questions) umfassen eine Sammlung häufig gestellter Fragen mit den dazugehörigen Antworten. Das spart Zeit, ist technisch leicht umsetzbar und schafft einen niedrigschwelligen Zugang zu Wissen. Gerade auch im Rahmen von Einarbeitungsprozessen sind FAQs ein effektives Tool. Zudem ist die Bereitschaft unter den Mitarbeitenden in der Regel sehr groß zu FAQs beizusteuern. Zudem setzt die explizite Befassung mit internen Fragestellungen wertvolle Anreize, Prozesse zu hinterfragen und zu definieren oder gemeinsam neue und bessere Lösungen zu entwickeln. 

Eine etwas komplexere Version der Wissensdatenbank sind die sogenannten Wikis. Hier wird nicht anhand von Fragestellungen gearbeitet, sondern es werden – ähnlich wie bei Wikipedia – Artikel zu relevanten Themen verfasst und diese in einem Wissensnetzwerk miteinander verlinkt. FAQs und auch Wikis können Sie durch das Einbinden von Bildern oder Videos noch ansprechender gestalten. 

Regelmäßige Meetings zum Wissensaustausch  

Eine naheliegende Maßnahme ist das Einrichten regelmäßiger Veranstaltungen und Meetings, die als spezielle Formate dem Wissensmanagement dienen. Spezielle Formate sind z.B. das sogenannte Brown Bag Lunch. Hierbei wird zum gemeinsamen Mittagessen (in der Regel vom Arbeitgeber gesponsert) in lockerer Atmosphäre ein Impulsvortrag gehalten und es gibt einen freien Austausch unter den Teilnehmenden. Ein Brown Bag Lunch findet über alle Ebenen des Unternehmens statt, sodass Wissen, das für alle Relevanz hat, geteilt wird. Zudem können Sie Meetings, die speziell dem Wissenstransfer dienen, auf regelmäßiger Basis in kleineren Teams abhalten. Auch können Sie gelegentlich größere Veranstaltungen, wie beispielsweise ein eintägiges BarCamp abhalten, in dem Mitarbeitende Themen mitbringen, Informationen und Standpunkte austauschen und sich interessenbasiert vernetzen können. 

Mentoring/Tandems

Um Wissen gezielt von erfahreneren Mitarbeitenden an Neuankömmlinge weiterzugeben, empfiehlt sich ein Mentoring-Programm. Hierbei steht den „Neuen“ von Beginn an eine Ansprechperson zur Verfügung, die bei der Einarbeitung unterstützt und bei der Orientierung in der Wissensdatenbank helfen bzw. Fragen auch selbst beantworten kann. Ein großer Teil des Wissens, das langjährige Mitarbeitenden haben, ist implizit. Das heißt sie sind sich dessen gar nicht so bewusst und geben es daher auch gar nicht weiter. An dieser Stelle können die naiven Fragen der Neulinge auch hilfreich sein, dieses Wissen aufzudecken und zu Anregungen z.B. für das FAQ oder ein Wiki führen.  

Videos 

Das Aufnehmen von Videos mag auf den ersten Blick eher etwas für die fortgeschrittenen Wissensmanager*innen sein. Mit den richtigen Tools ist dies aber leichter gemacht als gedacht. Wird Wissen nicht nur in dröger schriftlicher Form, sondern als ansprechendes Video oder sogar interaktives Video bereitgestellt, macht das nicht nur mehr Spaß, sondern es kann die Motivation erhöhen und zu besseren Lernergebnissen führen. Denn nicht alle Mitarbeitenden lesen gerne. Zudem sind herkömmliche Dokumente oft sehr bürokratisch verfasst. Gerade, wenn Sie Mitarbeitende unterschiedlicher kultureller Herkunft beschäftigen, sollten sie der Aufbereitung des internen Wissens besonders viel Beachtung schenken. So lassen sich zum Beispiel Prozesse und Abläufe gut visuell und dynamisch abbilden. Verschiedene Formate bieten zudem ansprechende Gestaltungsmöglichkeiten. Beispielweise auch Experteninterviews: Mitarbeitende befragen erfahrene Kollegen zum Thema, das Gespräch wird aufgezeichnet​. 

Setzen Sie dabei die Standards nicht zu hoch. Ein Video muss nicht hundertprozentig durchgestaltet sein, sondern soll in erster Linie seine Zwecke erfüllen: Informieren und dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende an Informationen erinnern.

Im Angebot “Videowerkstatt” des Zukunftszentrum Brandenburg lernen Sie, selbst einfache Videos zu erstellen, das passende Handwerkszeug kennen zu lernen und Ihr Wissen sichtbar zu machen. 

Kontaktieren Sie uns für einen Termin oder nutzen Sie direkt unser Online-Informationstreffen, um mehr zu erfahren.