Zum Diversity Tag 2021 fragen wir uns, wie es einem Unternehmen gelingen kann, ein geeignetes und gut funktionierendes Wissensmanagement auf den Weg zu bringen. Im vorherigen Video haben wir behandelt, welche Vorteile für Mitarbeitende und das Unternehmen dadurch entstehen. Nun gehen wir auf einige Aspekte ein, die Sie in diesem Zusammenhang auf dem Schirm haben sollten – geeignete Rahmenbedingungen.

Für effektives Wissensmanagement reicht es nicht allein eine entsprechende technische Infrastruktur bereitzustellen. Nur weil es eine FAQ-Datenbank gibt, sind die Mitarbeitenden keineswegs bereit, diese auch hinreichend zu nutzen und ihre Informationen zu teilen. Entweder können sie mit der Struktur und den Daten in der Datenbank nichts anfangen, sie finden sich nicht zurecht, weil sie nicht an der Entwicklung beteiligt wurden. Oder es fehlt ihnen das Verständnis dafür, sie sehen vielleicht nicht die Notwendigkeit ein, warum sie überhaupt Wissen teilen und generieren sollen.  

Um ein effektives Wissensmanagement im Betrieb zu etablieren, sollten Sie auf diese 4 Faktoren als wichtige Rahmenbedingungen achten: 

• Eine Organisationsstruktur, die Austausch ermöglicht 
• Das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Führung und die Kolleg*innen 
• Die Motivation aller Beteiligten, Zeit und Energie in die Aufbereitung und Vermittlung von Wissen zu investieren 
• Und eine technologische Ausstattung, die den Prozess bestmöglich unterstützt.  

Organisationsstruktur 

Damit Wissensmanagement im Unternehmen braucht es eine Organisationsstruktur, die Wissensaustausch überhaupt ermöglicht. Als Rahmenbedingungen sollten hierfür spezielle Räume und Zeiten geschaffen werden. Gerade in Home-Office-Zeiten, in denen der Flurfunk ausfällt, stagniert der Wissensfluss im Unternehmen. Steuern Sie hier aktiv gegen und regen Sie auch den informellen Austausch zwischen den Mitarbeitenden an. Flache Hierarchien in Teams tragen dazu bei, dass Meinungen offen zu teilen und Wissen weiterzugeben. Schaffen Sie hierzu Formate der gleichberechtigten Kommunikation, in denen jeder zu Wort kommt.  

Beziehen Sie am besten die Mitarbeitenden von Beginn an in den Aufbau des Wissensmanagements ein. Dies gewährleistet die Akzeptanz der Mitarbeitenden: Sie werden dort abgeholt, wo sie stehen, ihr Wissen einbringen und Konzepte entwickeln, wie und wo sie ihr Wissen teilen möchten. Dabei sollte die Umsetzung unkompliziert sein und mit wenig Zeitaufwand ins Tagesgeschäft integrierbar sein.  

Bedenken Sie hierbei 2 Aspekte des Wissensmanagement: Die Speicherung und die Zugänglichkeit. Die Einspeisung von Wissen und der Abruf müssen möglichst barrierearm erfolgen. Andernfalls wird das System zur zusätzlichen Belastung und damit schlichtweg nicht genutzt.Setzen Sie von Anfang an auf Nutzerbeteiligung und Nutzerzentrierung.  

Vertrauen schaffen 

Der zweite wichtige Faktor ist das Vertrauen, das die Mitarbeitenden untereinander und gegenüber der Unternehmensleitung empfinden.  

Das Teilen von Wissen setzt das Vertrauen  voraus, dass Kolleg*innen  ihr Wissen gleichermaßen teilen und sich nicht gegenseitig übervorteilen. Das ist eine zentrale Herausforderung, denn Wissen ist Macht. Beispielsweise kann exklusives Wissen eingesetzt werden, um sich unersetzbar in einem Unternehmen zu machen und die eigene Position zu sichern. Das erschwert die Zusammenarbeit und führt insbesondere dann zu Schwierigkeiten, wenn die Person das Unternehmen verlässt. Auch können Sie durch gute Arbeitsorganisation entgegenwirken. Etablieren Sie kooperative Arbeitsformen. Formate, wie regelmäßige Meetings als Stand-Ups und Check-Ins, in denen alle Mitarbeitenden zu Wort kommen und offen über Hürden und Frustrationen in ihrer Arbeit sprechen. Erfragen Sie regelmäßiges Feedback ihrer Mitarbeitenden, nehmen Sie dieses ernst und versuchen Sie es soweit möglich umzusetzen. Eine Vertrauenskultur muss in erster Linie von der Führung initiiert und gelebt werden. (Unser Angebot dafür „Führen“) 

Motivation der Mitarbeitenden  

Die nächste wichtige Komponente bei der Etablierung eines effektiven Wissensmanagement ist die Motivation aller Beteiligten sich aktiv zu beteiligen. Zum einen kann dies durch die Eigenmotivation der Mitarbeitenden selbst erfolgen. Zum anderen können Sie auch spezielle Anreize schaffen, wie eine Sondervergütung für die Mitarbeit am Wissensmanagement oder die Vergabe einer Position oder besonderer Anerkennung für die Mitwirkung. Sprechen Sie Ihre Mitarbeitenden gezielt an, um Motivation zu erzeugen. Um Motivation zu fördern, machen Sie die Vorteile des Wissensmanagement für jeden einzelnen Mitarbeitenden gut sichtbar und gestalten Sie den Prozess so simpel wie möglich.  

Technische Umsetzung und Gebrauchstauglichkeit des Systems  

Die technische Ausgestaltung des Wissensmanagement-Systems rundet das 4-Komponenten-Modell ab. Stürzt das System beispielsweise ständig ab oder existiert keine geeignete Suchfunktion, dann wird das System von den Mitarbeitenden kaum genutzt. Eine weitere Herausforderung ist die Entscheidung für ein geeignetes technisches System. Auch hier gilt wieder: Die späteren Nutzer*innen sollten mitentscheiden können, welche technischen Voraussetzungen sinnvoll bzw. für ihre Arbeit unbedingt notwendig sind. Die Auswahl der technischen Plattform sollte sich deshalb an diesen Bedürfnissen orientieren. So schaffen Sie eine geeignete technische Rahmenbedingungen, ganz nach Ihrem Bedarf im Unternehmen.

Seien Sie hier pragmatisch und denken Sie  nutzerzentriert. Starten Sie mit einem günstigen Tool, das Sie schnell testen und evaluieren können. Holen Sie sich dafür in der Anfangsphase reichlich Feedback Ihrer Mitarbeitenden ein bzw. beobachten Sie wie und wieviel sie das Tool verwenden und zu welchem Zweck.  

Möchten Sie dieses Thema vertiefen, geeignete Rahmenbedingungen schaffen und haben Interesse an einer Beratung, die eine Bestandsaufnahme hinsichtlich der 4 Faktoren vornimmt? Kontaktieren Sie uns gerne (zukunftszentrum-bb@f-bb.de) und wir vereinbaren einen Termin.  

_{Quelle: Studie Hans-Böckler-Stiftung}

Aller Anfang ist schwer.  

Wahrscheinlich unternehmen Sie bereits Aktivitäten, die in den Bereich Wissensmanagement fallen, ohne dies so explizit zu benennen. Im Folgenden stellen wir einige Formate vor, die Sie in Ihrem Betrieb auf dem Weg hin zu einer interne Wissenskultur einmal testen können. Probieren Sie aus und prüfen Sie, was sich bewährt und was nicht. So können Sie Ihr eigenes System entwickeln. 

Mitarbeiter*innen-Verzeichnis

Schaffen Sie Möglichkeiten, mit denen sich Ihre Mitarbeitenden einfach und schnell vernetzen können und passende Ansprechpersonen finden.   

Im ersten Schritt kann das Verzeichnis ganz schlicht in Form einer Tabelle angelegt werden. Wichtig ist, dass zu den Mitarbeitenden relevante Informationen, wie Jobbezeichnung, Abteilung / Team und im besten Fall noch Tätigkeitsschwerpunkte sowie Fach- und Interessengebiete enthalten sind. Gut verbinden lässt sich das Verzeichnis mit einem Einarbeitungsplan zum Anfang der Beschäftigung. Durch den Abbau von Barrieren zwischen den Mitarbeitenden und Abteilungen gelingt ein einfaches und unkompliziertes Kennenlernen. 

Mitarbeiter-Newsletter

In diesem Newsletter-Format werden Neuigkeiten von verschiedenen Abteilungen und Standorten zentral gesammelt und in regelmäßigen Zyklen an die Mitarbeitenden versendet. So können sie insbesondere auf Veranstaltungen aufmerksam gemacht und zum Austausch mit anderen angeregt werden. Verlinken Sie die entsprechenden Ansprechpartner*innen hier gut sichtbar. Der Newsletter ist ein Format mit eher geringem Aufwand, aber großem Nutzen für den Gemeinsinn und die Identifikation mit dem Unternehmen.

Unternehmensinterne FAQs oder Wikis 

Unternehmensinterne FAQs (Frequently Asked Questions) umfassen eine Sammlung häufig gestellter Fragen mit den dazugehörigen Antworten. Das spart Zeit, ist technisch leicht umsetzbar und schafft einen niedrigschwelligen Zugang zu Wissen. Gerade auch im Rahmen von Einarbeitungsprozessen sind FAQs ein effektives Tool. Zudem ist die Bereitschaft unter den Mitarbeitenden in der Regel sehr groß zu FAQs beizusteuern. Zudem setzt die explizite Befassung mit internen Fragestellungen wertvolle Anreize, Prozesse zu hinterfragen und zu definieren oder gemeinsam neue und bessere Lösungen zu entwickeln. 

Eine etwas komplexere Version der Wissensdatenbank sind die sogenannten Wikis. Hier wird nicht anhand von Fragestellungen gearbeitet, sondern es werden – ähnlich wie bei Wikipedia – Artikel zu relevanten Themen verfasst und diese in einem Wissensnetzwerk miteinander verlinkt. FAQs und auch Wikis können Sie durch das Einbinden von Bildern oder Videos noch ansprechender gestalten. 

Regelmäßige Meetings zum Wissensaustausch  

Eine naheliegende Maßnahme ist das Einrichten regelmäßiger Veranstaltungen und Meetings, die als spezielle Formate dem Wissensmanagement dienen. Spezielle Formate sind z.B. das sogenannte Brown Bag Lunch. Hierbei wird zum gemeinsamen Mittagessen (in der Regel vom Arbeitgeber gesponsert) in lockerer Atmosphäre ein Impulsvortrag gehalten und es gibt einen freien Austausch unter den Teilnehmenden. Ein Brown Bag Lunch findet über alle Ebenen des Unternehmens statt, sodass Wissen, das für alle Relevanz hat, geteilt wird. Zudem können Sie Meetings, die speziell dem Wissenstransfer dienen, auf regelmäßiger Basis in kleineren Teams abhalten. Auch können Sie gelegentlich größere Veranstaltungen, wie beispielsweise ein eintägiges BarCamp abhalten, in dem Mitarbeitende Themen mitbringen, Informationen und Standpunkte austauschen und sich interessenbasiert vernetzen können. 

Mentoring/Tandems

Um Wissen gezielt von erfahreneren Mitarbeitenden an Neuankömmlinge weiterzugeben, empfiehlt sich ein Mentoring-Programm. Hierbei steht den „Neuen“ von Beginn an eine Ansprechperson zur Verfügung, die bei der Einarbeitung unterstützt und bei der Orientierung in der Wissensdatenbank helfen bzw. Fragen auch selbst beantworten kann. Ein großer Teil des Wissens, das langjährige Mitarbeitenden haben, ist implizit. Das heißt sie sind sich dessen gar nicht so bewusst und geben es daher auch gar nicht weiter. An dieser Stelle können die naiven Fragen der Neulinge auch hilfreich sein, dieses Wissen aufzudecken und zu Anregungen z.B. für das FAQ oder ein Wiki führen.  

Videos 

Das Aufnehmen von Videos mag auf den ersten Blick eher etwas für die fortgeschrittenen Wissensmanager*innen sein. Mit den richtigen Tools ist dies aber leichter gemacht als gedacht. Wird Wissen nicht nur in dröger schriftlicher Form, sondern als ansprechendes Video oder sogar interaktives Video bereitgestellt, macht das nicht nur mehr Spaß, sondern es kann die Motivation erhöhen und zu besseren Lernergebnissen führen. Denn nicht alle Mitarbeitenden lesen gerne. Zudem sind herkömmliche Dokumente oft sehr bürokratisch verfasst. Gerade, wenn Sie Mitarbeitende unterschiedlicher kultureller Herkunft beschäftigen, sollten sie der Aufbereitung des internen Wissens besonders viel Beachtung schenken. So lassen sich zum Beispiel Prozesse und Abläufe gut visuell und dynamisch abbilden. Verschiedene Formate bieten zudem ansprechende Gestaltungsmöglichkeiten. Beispielweise auch Experteninterviews: Mitarbeitende befragen erfahrene Kollegen zum Thema, das Gespräch wird aufgezeichnet​. 

Setzen Sie dabei die Standards nicht zu hoch. Ein Video muss nicht hundertprozentig durchgestaltet sein, sondern soll in erster Linie seine Zwecke erfüllen: Informieren und dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende an Informationen erinnern.

Im Angebot “Videowerkstatt” des Zukunftszentrum Brandenburg lernen Sie, selbst einfache Videos zu erstellen, das passende Handwerkszeug kennen zu lernen und Ihr Wissen sichtbar zu machen. 

Kontaktieren Sie uns für einen Termin oder nutzen Sie direkt unser Online-Informationstreffen, um mehr zu erfahren.

Wissen sollte im Unternehmen sichtbar und für andere verfügbar sein. Sonst besteht beispielsweise die Gefahr, dass mit Ausscheiden, Urlaub oder Krankheit eines Mitarbeitenden, Lücken entstehen und dadurch wichtiges Wissen nicht zur Verfügung steht. Um Wissen nutzen zu können, gilt es frühzeitig durch geeignete Maßnahmen zu entwickeln und zu etablieren. Wir haben dies beispielhaft in einem kleinen Video zusammengestellt. Klicken Sie einfach auf das Bild und schauen Sie rein!

Unternehmen müssen sich einer zunehmend komplexen Arbeitswelt, geprägt vom demografischen und digitalen Wandel, stellen. Dadurch entstehen große Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt: Die steigende Komplexität und neue Anforderungen von Kunden erfordern, Gewohntes zu hinterfragen, umzudenken und neue Lösungen zu entwickeln. Dafür braucht es besondere Kompetenzen, Kenntnisse und vor allem Kreativität seitens der Belegschaft. Gleichzeitig führt der demografische Wandel dazu, dass zum einen ein großer Teil der Mitarbeitenden vor dem Ruhestand steht, zum anderen häufig der berufliche Nachwuchs fehlt. Daraus resultiert ein steigender Fachkräftebedarf, verbunden mit der oft kaum zu bewältigenden Suche nach dem notwendigen Personal. Immer mehr Betriebe versuchen genau darauf zu reagieren, indem sie auf eine große Mitarbeiter*innen-Vielfalt setzen.

Vielfalt als Wettbewerbsfaktor 

Vielfalt in Unternehmen bezieht sich dabei vordergründig auf Menschen, die in einem Unternehmen zusammenarbeiten. Sie ist geprägt durch verschiedene Dimensionen wie z. B. Alter, Geschlecht, soziale sowie ethnische Herkunft, Religion oder Sexualität. Eine vielfältige Belegschaft bringt verschiedene Perspektiven, Fähigkeiten oder Erkenntnisse zusammen und fördert so Kreativität und Innovation im Unternehmen. 

Auch bei der Suche nach Personal ist Vielfalt ein wichtiges Instrument. Viele Unternehmen haben dies bereits erkannt und setzen zunehmend auch auf die internationale Suche nach Fach- und Führungskräften. So lösen sie nicht nur das Fachkräfteproblem, sondern holen gleichzeitig auch Menschen mit verschiedenen Kompetenzen oder kulturellen und sozialen Hintergründen an Board. Somit entstehen wertvolle Potenziale im Unternehmen. 

Auch ein bewusster Umgang mit Generationsvielfalt im Unternehmen, kann zahlreiche Vorteile für den Betrieb bringen. Eine große Generationsvielfalt kann einige Herausforderungen mitbringen, aber mindestens genauso viele Vorteile. Beispielsweise haben ältere Mitarbeitende häufig mehr Vorbehalte gegenüber neueren Technologien. Jedoch besitzen sie meist viele Erfahrungen, Fähigkeiten und Wissen. Jüngere Mitarbeitende hingegen bringen weniger Berufserfahrung und Fachwissen mit, können allerdings ihre älteren Kolleg*innen beim Umgang mit digitalen Neuheiten unterstützen. Generationsübergreifende Zusammenarbeit kann somit Vorteile für Jung und Alt bringen. So kann das Know-how der Älteren über die Jüngeren auch zukünftig im Unternehmen behalten werden und gleichzeitig bleiben die Älteren auch für ihre letzten Berufsjahre fit für die moderne Arbeitswelt. 

Wie lassen sich jedoch die Potenziale einer großen Vielfalt in der Belegschaft erkennen und effektiv nutzen? 

Ein besonders wichtiges Instrument, um die Vorteile von Vielfalt im Betrieb nutzen zu können, ist das aktives betriebsinternen Wissensmanagements. Wissensmanagement meint einen standardisierten und strukturierten Umgang mit Wissen im Unternehmen. Dabei wird relevantes Wissen im Unternehmen erkannt, erworben und entwickelt. Aber auch die breite Verteilung, das effektive Nutzen und Bewahren von bestehendem Wissen sind wichtige Bestandteile des Wissensmanagement. 

Eben dieser bewusste Umgang mit betriebsinternem Wissen kann wettbewerbsentscheidend sein. Erst durch die Identifikation der Wissensbestände unterschiedlicher Mitarbeitenden, das Zusammenbringen dieser sowie die Verteilung und aktive Nutzung des Wissen, kann das volle Potential der Vielfalt im Betrieb genutzt werden. 

Wir unterstützen Sie!

Haben Sie weitere Fragen zum Thema Wissensmanagement? Wollen Sie auch in Ihrem Betrieb erste Schritte zu einem effektiven Wissensmanagement gehen? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir unterstützen Sie gerne dabei. 

Weitere Informationen zum Thema Vielfalt finden Sie auf der Seite der Charta der Vielfalt.

Auch Vielfalt und Teilhabe in Digitalisierungs- und Veränderungsprozessen kann durch Interessensvertretungen unterstützt werden. Dafür ist ein umfassendes Verständnis von verschiedenen Themen rundum zeitgemäße Arbeitsgestaltung inklusive rechtlicher Vorschriften grundlegend. Betriebliche Interessenvertretungen gestalten diese Umstellungsprozesse maßgeblich mit und agieren einmal mehr im Spannungsfeld zwischen Schutzfunktion und aktivem Mitgestalten. Trotzt umfangreicher Regelwerke kann dabei auf keine Blaupause zur Mitbestimmung und Gestaltung des digitalen Wandels zurückgreifen.

Auch der Betriebsrat arbeitet zunehmend mobil und digital.

Gerade in rapiden Umstellungsphasen sind schnell neue Kommunikationsmöglichkeiten nötig; dabei sollten Tools und Anlass abgestimmt sein. So können Betriebsrats- und Betriebsversammlungen, auch JAV-Versammlungen, audiovisuell durchgeführt werden (§129 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)). Auch eine „hybride“ Versammlung mit Teilnehmenden in Präsenz und online ist möglich.

Virtuelle Betriebsratssitzungen

Einige Anpassungserfordernisse ergeben sich aber durch das Treffen im digitalen Raum. Es gelten weiterhin die gewohnten Vorschriften zur Beschlussfassung und zu den Teilnahmerechten (§§ 29 ff BetrVG). Darüber hinaus muss der Betriebsrat sicherstellen, dass der Arbeitgeber auf die gespeicherten Daten des Betriebsrats bspw. auch innerhalb der Cloud-Umgebung keinen Zugriff hat. Auch eine Teilnahmebestätigung gegenüber dem*der Betriebsratsvorsitzenden muss digital organisiert werden.

Virtuelle Kommunikation – Betriebsversammlung online organisieren

Kommunikation in digitalen Räumen verlangt eine hohe Aufmerksamkeit von allen Beteiligten. Videokonferenzen werden als anstrengender empfunden, die Sitzposition bleibt meist gleich, der Pausenbedarf erhöht sich. Darüber hinaus bleibt das Zusammenspiel der Kommunikation mit Gestik und Körpersprache weitgehend aus. Damit kommt der Mimik eine besondere Bedeutung zu. Während Präsenzmeetings einem eingeübten Ablauf folgen, werden im virtuellen Raum teils neue Kommunikationsregeln und -gewohnheiten „aushandelt“. Insbesondere die Moderationsrolle und auch digitale Interaktions- und „Auflockerungs“-Methoden werden wichtiger.

Digitale Kompetenzen entwickeln

Betriebsrät*innen können vertrauensvolle Ansprechpartner*innen sein, um Hemmschwellen und Unsicherheiten mit digitalen Tools und Medien abzubauen. Eine Unterstützung durch gemeinsame Lernprozesse mehrerer Mitarbeitender kann mithilfe eines niedrigschwelligen Zugangs und Ermunterung zum Ausprobieren, ggfs. auch gelöst von regelmäßigen Arbeitsaufgaben, erfolgen.

So ist der Betriebsrat einerseits gefragt im Sinne der Mitbestimmung, Kolleg*innen im digitalen Wandel zu unterstützen und steht andererseits vor der gleichen Herausforderung neues Wissen und neue Kompetenzen zu erwerben.

Wir unterstützen Sie!

Mit dem strategischen Instrument der Lern- und Experimentierräume gelingt ein schrittweises Ausprobieren neuer Lösungen. So werden Kompetenzen zusammengebracht und auch Fehler und Engpässe früh erkannt. Kontinuierliche und beteiligungsorientierte Weiterentwicklung schafft Vertrauen im Veränderungsprozess und ermöglicht passgenaue Lösungen.

Gemeinsam mit der Belegschaft neue Wege gehen und die Betriebsratsarbeit digital gestalten – Wir unterstützen Sie!

Beratung für Betriebsrät*innen: Tel.: 0355 301 085-12; E-Mail: zukunftszentrum@berlin.arbeitundleben.de