Älterer Mann, der einen Telefonhörer ans Ohr hält. In der anderen Hand hält er einen Briefumschlag hoch, auf den er schaut. Um ihn herum liegen viele Papiere, ein Taschenrechner und Aktenordner. Er schaut überfordert.

Von der Hydra zur Klarheit – wie GTD in der digitalen Welt hilft, Ruhe und Struktur zu finden

Wir leben in einer Zeit, in der ständige Erreichbarkeit, Informationsflut und eine Vielzahl an Tools unseren Arbeitsalltag bestimmen. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), in denen häufig mehrere Rollen gleichzeitig ausgefüllt werden müssen, fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Statt fokussiert zu arbeiten, fühlen sich viele wie Herakles im Kampf mit der Hydra: Für jede erledigte Aufgabe tauchen zwei neue auf.

Die Folge? Stress, Frust und das Gefühl, trotz hoher Anstrengung nichts wirklich abgeschlossen zu haben. Genau hier setzt die Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen an. Sie bietet einfache Prinzipien, um die Kontrolle zurückzugewinnen – für mehr Produktivität und deutlich weniger Stress.

Was ist GTD und warum funktioniert es?

GTD ist ein Organisationssystem, das auf fünf klaren Schritten basiert:

  1. Erfassen – Alles, was deine Aufmerksamkeit beansprucht, wird aus dem Kopf heraus in ein vertrauenswürdiges System überführt.
  2. Verarbeiten – Du entscheidest, was die jeweilige Notiz genau bedeutet und ob Handlungsbedarf besteht.
  3. Organisieren – Die Informationen werden in Listen, Kalendern oder Referenzsystemen sinnvoll sortiert.
  4. Durchsehen – Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass dein System aktuell und verlässlich bleibt.
  5. Erledigen – Du entscheidest bewusst, was du als Nächstes tust – auf Basis von Kontext, verfügbarer Zeit, Energie und Priorität.

„Your mind is for having ideas, not holding them.“ („Ihr Verstand ist dafür da, Ideen zu haben, nicht sie festzuhalten.“) David Allen

GTD hilft, mentale Überforderung zu vermeiden. Es entlastet dein Gedächtnis und schafft die Voraussetzungen für fokussiertes Arbeiten – oder wie Cal Newport es nennt: Deep Work, also vertieftes Arbeiten.

Abbildung 2: Die 5 Phasen von GTD (eigene Darstellung)

Warum einfache To-do-Listen oft nicht helfen – und wie GTD es besser macht

Wer kennt es nicht? Eine lange Liste, die ständig wächst, Aufgaben, die unklar formuliert oder nicht priorisiert sind. Was als Strukturversuch begann, wird zur Monsterliste, die mehr Energie raubt als gibt.

„Lots of people have been making lists for years but have never found the procedure to be particularly effective.“ („Viele Menschen erstellen seit Jahren Listen, haben dieses Verfahren aber nie als besonders effektiv empfunden.„)– David Allen

Das Problem: Viele To-do-Listen sind zu grob, zu lang oder zu unstrukturiert. Es fehlt an Klarheit darüber:

  • Welche Aufgabe ist der nächste logische Schritt?
  • Welche Aufgaben gehören zusammen?
  • Wie viel Zeit oder Energie brauche ich?

Mit GTD nutzen Sie statt unspezifischer Listen drei zentrale Instrumente:

  • Projektlisten: Ein Ort für alle laufenden Vorhaben.
  • Checklisten: Für wiederkehrende Abläufe – etwa für die Reisevorbereitung oder Kundentermine.
  • Kontextlisten mit Next Actions: Aufgaben, die nach Situation oder Energielevel geordnet sind, z. B. „Telefonate“, „Im Internet“, „Brain Dead“.

So vermeiden Sie die Hydra-Falle und finden zu klaren, realistischen Schritten.

Stressfrei durch einen leeren Posteingang

Die tägliche E-Mail-Flut ist für viele ein zusätzlicher Stressfaktor. Die gute Nachricht: GTD bietet einfache Prinzipien, um den Posteingang zu entlasten – mental wie organisatorisch.

Ein paar konkrete Tipps:

  • Arbeiten Sie zu festen Zeiten Ihre E-Mails durch.
  • Entscheiden Sie bei jeder Mail: löschen, delegieren, sofort erledigen (2-Minuten-Regel), später bearbeiten oder als Referenz ablegen.
  • Lassen Sie keine Mails offen im Posteingang liegen. Ziel: Zero Inbox (leerer Posteingang).

So wissen Sie jederzeit, dass Sie nichts Wichtiges übersehen haben – und können sich wieder den wirklich wichtigen Dingen widmen.

Kleine Schritte, große Wirkung

Eines der kraftvollsten Prinzipien von GTD ist die Idee der Next Action (nächste Aktion): Statt sich von großen, nebulösen Zielen entmutigen zu lassen, wird jede Aufgabe auf den nächsten, konkret machbaren Schritt heruntergebrochen.

„Executives whose calendars are insanely overbooked but who, when they begin to give timely responses to their e-mails, experience a dramatic relief from that pressure.” („Führungskräfte, deren Kalender wahnsinnig überbucht sind, die aber, wenn sie anfangen, ihre E-Mails rechtzeitig zu beantworten, eine dramatische Entlastung von diesem Druck erfahren„) – David Allen

Das ist nicht nur produktiver, sondern wirkt auch motivierend. Jede abgeschlossene Aufgabe ist ein kleiner Erfolg. Diese sichtbaren Fortschritte geben Energie – besonders an Tagen, an denen der Berg an Arbeit sonst erdrückend wirkt.

Fazit und erster Schritt

In einer Welt voller Reize und Anforderungen ist GTD eine bewährte Methode, um fokussiert und mit klarem Kopf zu arbeiten. Statt Aufgaben nur zu sammeln, bringt GTD Struktur, Energie und Klarheit in Ihren Alltag.

Sie möchten anfangen? Dann starten Sie mit dem ersten Schritt: Erfassen Sie alles, was Sie aktuell im Kopf haben, in einer Liste. Ganz ohne Bewertung. Und beobachten Sie, wie allein dieser Schritt für mehr Ruhe sorgt.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne direkt an Moritz Meißner (moritz.meissner@f-bb.de).

Quellen

Ahrens, Sönke (2017): Das Zettelkasten-Prinzip – Erfolgreich wissenschaftlich schreiben mit effektiven Notizen, BoD 2017

Allen, David (2015). Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity, Piatkus.

Newport, Cal (2016). Deep Work – Rules for Focused Success in a Distracted World, Piatkus.