Zum Diversity Tag 2021 fragen wir uns, wie es einem Unternehmen gelingen kann, ein geeignetes und gut funktionierendes Wissensmanagement auf den Weg zu bringen. Im vorherigen Video haben wir behandelt, welche Vorteile für Mitarbeitende und das Unternehmen dadurch entstehen. Nun gehen wir auf einige Aspekte ein, die Sie in diesem Zusammenhang auf dem Schirm haben sollten – geeignete Rahmenbedingungen.

Für effektives Wissensmanagement reicht es nicht allein eine entsprechende technische Infrastruktur bereitzustellen. Nur weil es eine FAQ-Datenbank gibt, sind die Mitarbeitenden keineswegs bereit, diese auch hinreichend zu nutzen und ihre Informationen zu teilen. Entweder können sie mit der Struktur und den Daten in der Datenbank nichts anfangen, sie finden sich nicht zurecht, weil sie nicht an der Entwicklung beteiligt wurden. Oder es fehlt ihnen das Verständnis dafür, sie sehen vielleicht nicht die Notwendigkeit ein, warum sie überhaupt Wissen teilen und generieren sollen.  

Um ein effektives Wissensmanagement im Betrieb zu etablieren, sollten Sie auf diese 4 Faktoren als wichtige Rahmenbedingungen achten: 

• Eine Organisationsstruktur, die Austausch ermöglicht 
• Das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Führung und die Kolleg*innen 
• Die Motivation aller Beteiligten, Zeit und Energie in die Aufbereitung und Vermittlung von Wissen zu investieren 
• Und eine technologische Ausstattung, die den Prozess bestmöglich unterstützt.  

Organisationsstruktur 

Damit Wissensmanagement im Unternehmen braucht es eine Organisationsstruktur, die Wissensaustausch überhaupt ermöglicht. Als Rahmenbedingungen sollten hierfür spezielle Räume und Zeiten geschaffen werden. Gerade in Home-Office-Zeiten, in denen der Flurfunk ausfällt, stagniert der Wissensfluss im Unternehmen. Steuern Sie hier aktiv gegen und regen Sie auch den informellen Austausch zwischen den Mitarbeitenden an. Flache Hierarchien in Teams tragen dazu bei, dass Meinungen offen zu teilen und Wissen weiterzugeben. Schaffen Sie hierzu Formate der gleichberechtigten Kommunikation, in denen jeder zu Wort kommt.  

Beziehen Sie am besten die Mitarbeitenden von Beginn an in den Aufbau des Wissensmanagements ein. Dies gewährleistet die Akzeptanz der Mitarbeitenden: Sie werden dort abgeholt, wo sie stehen, ihr Wissen einbringen und Konzepte entwickeln, wie und wo sie ihr Wissen teilen möchten. Dabei sollte die Umsetzung unkompliziert sein und mit wenig Zeitaufwand ins Tagesgeschäft integrierbar sein.  

Bedenken Sie hierbei 2 Aspekte des Wissensmanagement: Die Speicherung und die Zugänglichkeit. Die Einspeisung von Wissen und der Abruf müssen möglichst barrierearm erfolgen. Andernfalls wird das System zur zusätzlichen Belastung und damit schlichtweg nicht genutzt.Setzen Sie von Anfang an auf Nutzerbeteiligung und Nutzerzentrierung.  

Vertrauen schaffen 

Der zweite wichtige Faktor ist das Vertrauen, das die Mitarbeitenden untereinander und gegenüber der Unternehmensleitung empfinden.  

Das Teilen von Wissen setzt das Vertrauen  voraus, dass Kolleg*innen  ihr Wissen gleichermaßen teilen und sich nicht gegenseitig übervorteilen. Das ist eine zentrale Herausforderung, denn Wissen ist Macht. Beispielsweise kann exklusives Wissen eingesetzt werden, um sich unersetzbar in einem Unternehmen zu machen und die eigene Position zu sichern. Das erschwert die Zusammenarbeit und führt insbesondere dann zu Schwierigkeiten, wenn die Person das Unternehmen verlässt. Auch können Sie durch gute Arbeitsorganisation entgegenwirken. Etablieren Sie kooperative Arbeitsformen. Formate, wie regelmäßige Meetings als Stand-Ups und Check-Ins, in denen alle Mitarbeitenden zu Wort kommen und offen über Hürden und Frustrationen in ihrer Arbeit sprechen. Erfragen Sie regelmäßiges Feedback ihrer Mitarbeitenden, nehmen Sie dieses ernst und versuchen Sie es soweit möglich umzusetzen. Eine Vertrauenskultur muss in erster Linie von der Führung initiiert und gelebt werden. (Unser Angebot dafür „Führen“) 

Motivation der Mitarbeitenden  

Die nächste wichtige Komponente bei der Etablierung eines effektiven Wissensmanagement ist die Motivation aller Beteiligten sich aktiv zu beteiligen. Zum einen kann dies durch die Eigenmotivation der Mitarbeitenden selbst erfolgen. Zum anderen können Sie auch spezielle Anreize schaffen, wie eine Sondervergütung für die Mitarbeit am Wissensmanagement oder die Vergabe einer Position oder besonderer Anerkennung für die Mitwirkung. Sprechen Sie Ihre Mitarbeitenden gezielt an, um Motivation zu erzeugen. Um Motivation zu fördern, machen Sie die Vorteile des Wissensmanagement für jeden einzelnen Mitarbeitenden gut sichtbar und gestalten Sie den Prozess so simpel wie möglich.  

Technische Umsetzung und Gebrauchstauglichkeit des Systems  

Die technische Ausgestaltung des Wissensmanagement-Systems rundet das 4-Komponenten-Modell ab. Stürzt das System beispielsweise ständig ab oder existiert keine geeignete Suchfunktion, dann wird das System von den Mitarbeitenden kaum genutzt. Eine weitere Herausforderung ist die Entscheidung für ein geeignetes technisches System. Auch hier gilt wieder: Die späteren Nutzer*innen sollten mitentscheiden können, welche technischen Voraussetzungen sinnvoll bzw. für ihre Arbeit unbedingt notwendig sind. Die Auswahl der technischen Plattform sollte sich deshalb an diesen Bedürfnissen orientieren. So schaffen Sie eine geeignete technische Rahmenbedingungen, ganz nach Ihrem Bedarf im Unternehmen.

Seien Sie hier pragmatisch und denken Sie  nutzerzentriert. Starten Sie mit einem günstigen Tool, das Sie schnell testen und evaluieren können. Holen Sie sich dafür in der Anfangsphase reichlich Feedback Ihrer Mitarbeitenden ein bzw. beobachten Sie wie und wieviel sie das Tool verwenden und zu welchem Zweck.  

Möchten Sie dieses Thema vertiefen, geeignete Rahmenbedingungen schaffen und haben Interesse an einer Beratung, die eine Bestandsaufnahme hinsichtlich der 4 Faktoren vornimmt? Kontaktieren Sie uns gerne (zukunftszentrum-bb@f-bb.de) und wir vereinbaren einen Termin.  

_{Quelle: Studie Hans-Böckler-Stiftung}

Wissen sollte im Unternehmen sichtbar und für andere verfügbar sein. Sonst besteht beispielsweise die Gefahr, dass mit Ausscheiden, Urlaub oder Krankheit eines Mitarbeitenden, Lücken entstehen und dadurch wichtiges Wissen nicht zur Verfügung steht. Um Wissen nutzen zu können, gilt es frühzeitig durch geeignete Maßnahmen zu entwickeln und zu etablieren. Wir haben dies beispielhaft in einem kleinen Video zusammengestellt. Klicken Sie einfach auf das Bild und schauen Sie rein!

Unternehmen müssen sich einer zunehmend komplexen Arbeitswelt, geprägt vom demografischen und digitalen Wandel, stellen. Dadurch entstehen große Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt: Die steigende Komplexität und neue Anforderungen von Kunden erfordern, Gewohntes zu hinterfragen, umzudenken und neue Lösungen zu entwickeln. Dafür braucht es besondere Kompetenzen, Kenntnisse und vor allem Kreativität seitens der Belegschaft. Gleichzeitig führt der demografische Wandel dazu, dass zum einen ein großer Teil der Mitarbeitenden vor dem Ruhestand steht, zum anderen häufig der berufliche Nachwuchs fehlt. Daraus resultiert ein steigender Fachkräftebedarf, verbunden mit der oft kaum zu bewältigenden Suche nach dem notwendigen Personal. Immer mehr Betriebe versuchen genau darauf zu reagieren, indem sie auf eine große Mitarbeiter*innen-Vielfalt setzen.

Vielfalt als Wettbewerbsfaktor 

Vielfalt in Unternehmen bezieht sich dabei vordergründig auf Menschen, die in einem Unternehmen zusammenarbeiten. Sie ist geprägt durch verschiedene Dimensionen wie z. B. Alter, Geschlecht, soziale sowie ethnische Herkunft, Religion oder Sexualität. Eine vielfältige Belegschaft bringt verschiedene Perspektiven, Fähigkeiten oder Erkenntnisse zusammen und fördert so Kreativität und Innovation im Unternehmen. 

Auch bei der Suche nach Personal ist Vielfalt ein wichtiges Instrument. Viele Unternehmen haben dies bereits erkannt und setzen zunehmend auch auf die internationale Suche nach Fach- und Führungskräften. So lösen sie nicht nur das Fachkräfteproblem, sondern holen gleichzeitig auch Menschen mit verschiedenen Kompetenzen oder kulturellen und sozialen Hintergründen an Board. Somit entstehen wertvolle Potenziale im Unternehmen. 

Auch ein bewusster Umgang mit Generationsvielfalt im Unternehmen, kann zahlreiche Vorteile für den Betrieb bringen. Eine große Generationsvielfalt kann einige Herausforderungen mitbringen, aber mindestens genauso viele Vorteile. Beispielsweise haben ältere Mitarbeitende häufig mehr Vorbehalte gegenüber neueren Technologien. Jedoch besitzen sie meist viele Erfahrungen, Fähigkeiten und Wissen. Jüngere Mitarbeitende hingegen bringen weniger Berufserfahrung und Fachwissen mit, können allerdings ihre älteren Kolleg*innen beim Umgang mit digitalen Neuheiten unterstützen. Generationsübergreifende Zusammenarbeit kann somit Vorteile für Jung und Alt bringen. So kann das Know-how der Älteren über die Jüngeren auch zukünftig im Unternehmen behalten werden und gleichzeitig bleiben die Älteren auch für ihre letzten Berufsjahre fit für die moderne Arbeitswelt. 

Wie lassen sich jedoch die Potenziale einer großen Vielfalt in der Belegschaft erkennen und effektiv nutzen? 

Ein besonders wichtiges Instrument, um die Vorteile von Vielfalt im Betrieb nutzen zu können, ist das aktives betriebsinternen Wissensmanagements. Wissensmanagement meint einen standardisierten und strukturierten Umgang mit Wissen im Unternehmen. Dabei wird relevantes Wissen im Unternehmen erkannt, erworben und entwickelt. Aber auch die breite Verteilung, das effektive Nutzen und Bewahren von bestehendem Wissen sind wichtige Bestandteile des Wissensmanagement. 

Eben dieser bewusste Umgang mit betriebsinternem Wissen kann wettbewerbsentscheidend sein. Erst durch die Identifikation der Wissensbestände unterschiedlicher Mitarbeitenden, das Zusammenbringen dieser sowie die Verteilung und aktive Nutzung des Wissen, kann das volle Potential der Vielfalt im Betrieb genutzt werden. 

Wir unterstützen Sie!

Haben Sie weitere Fragen zum Thema Wissensmanagement? Wollen Sie auch in Ihrem Betrieb erste Schritte zu einem effektiven Wissensmanagement gehen? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir unterstützen Sie gerne dabei. 

Weitere Informationen zum Thema Vielfalt finden Sie auf der Seite der Charta der Vielfalt.