Von der Hydra zur Klarheit – wie GTD in der digitalen Welt hilft, Ruhe und Struktur zu finden

Wir leben in einer Zeit, in der ständige Erreichbarkeit, Informationsflut und eine Vielzahl an Tools unseren Arbeitsalltag bestimmen. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), in denen häufig mehrere Rollen gleichzeitig ausgefüllt werden müssen, fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Statt fokussiert zu arbeiten, fühlen sich viele wie Herakles im Kampf mit der Hydra: Für jede erledigte Aufgabe tauchen zwei neue auf.

Die Folge? Stress, Frust und das Gefühl, trotz hoher Anstrengung nichts wirklich abgeschlossen zu haben. Genau hier setzt die Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen an. Sie bietet einfache Prinzipien, um die Kontrolle zurückzugewinnen – für mehr Produktivität und deutlich weniger Stress.

Was ist GTD und warum funktioniert es?

GTD ist ein Organisationssystem, das auf fünf klaren Schritten basiert:

1. Erfassen – Alles, was deine Aufmerksamkeit beansprucht, wird aus dem Kopf heraus in ein vertrauenswürdiges System überführt.
2. Verarbeiten – Du entscheidest, was die jeweilige Notiz genau bedeutet und ob Handlungsbedarf besteht.
3. Organisieren – Die Informationen werden in Listen, Kalendern oder Referenzsystemen sinnvoll sortiert.
4. Durchsehen – Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass dein System aktuell und verlässlich bleibt.
5. Erledigen – Du entscheidest bewusst, was du als Nächstes tust – auf Basis von Kontext, verfügbarer Zeit, Energie und Priorität.

„Your mind is for having ideas, not holding them.“ („Ihr Verstand ist dafür da, Ideen zu haben, nicht sie festzuhalten.“) David Allen

GTD hilft, mentale Überforderung zu vermeiden. Es entlastet dein Gedächtnis und schafft die Voraussetzungen für fokussiertes Arbeiten – oder wie Cal Newport es nennt: Deep Work, also vertieftes Arbeiten.

Warum einfache To-do-Listen oft nicht helfen – und wie GTD es besser macht

Wer kennt es nicht? Eine lange Liste, die ständig wächst, Aufgaben, die unklar formuliert oder nicht priorisiert sind. Was als Strukturversuch begann, wird zur Monsterliste, die mehr Energie raubt als gibt.

„Lots of people have been making lists for years but have never found the procedure to be particularly effective.“ („Viele Menschen erstellen seit Jahren Listen, haben dieses Verfahren aber nie als besonders effektiv empfunden.„)– David Allen

Das Problem: Viele To-do-Listen sind zu grob, zu lang oder zu unstrukturiert. Es fehlt an Klarheit darüber:

• Welche Aufgabe ist der nächste logische Schritt?
• Welche Aufgaben gehören zusammen?
• Wie viel Zeit oder Energie brauche ich?

Mit GTD nutzen Sie statt unspezifischer Listen drei zentrale Instrumente:

• Projektlisten: Ein Ort für alle laufenden Vorhaben.
• Checklisten: Für wiederkehrende Abläufe – etwa für die Reisevorbereitung oder Kundentermine.
• Kontextlisten mit Next Actions: Aufgaben, die nach Situation oder Energielevel geordnet sind, z. B. „Telefonate“, „Im Internet“, „Brain Dead“.

So vermeiden Sie die Hydra-Falle und finden zu klaren, realistischen Schritten.

Stressfrei durch einen leeren Posteingang

Die tägliche E-Mail-Flut ist für viele ein zusätzlicher Stressfaktor. Die gute Nachricht: GTD bietet einfache Prinzipien, um den Posteingang zu entlasten – mental wie organisatorisch.

Ein paar konkrete Tipps:

• Arbeiten Sie zu festen Zeiten Ihre E-Mails durch.
• Entscheiden Sie bei jeder Mail: löschen, delegieren, sofort erledigen (2-Minuten-Regel), später bearbeiten oder als Referenz ablegen.
• Lassen Sie keine Mails offen im Posteingang liegen. Ziel: Zero Inbox (leerer Posteingang).

So wissen Sie jederzeit, dass Sie nichts Wichtiges übersehen haben – und können sich wieder den wirklich wichtigen Dingen widmen.

Kleine Schritte, große Wirkung

Eines der kraftvollsten Prinzipien von GTD ist die Idee der Next Action (nächste Aktion): Statt sich von großen, nebulösen Zielen entmutigen zu lassen, wird jede Aufgabe auf den nächsten, konkret machbaren Schritt heruntergebrochen.

„Executives whose calendars are insanely overbooked but who, when they begin to give timely responses to their e-mails, experience a dramatic relief from that pressure.” („Führungskräfte, deren Kalender wahnsinnig überbucht sind, die aber, wenn sie anfangen, ihre E-Mails rechtzeitig zu beantworten, eine dramatische Entlastung von diesem Druck erfahren„) – David Allen

Das ist nicht nur produktiver, sondern wirkt auch motivierend. Jede abgeschlossene Aufgabe ist ein kleiner Erfolg. Diese sichtbaren Fortschritte geben Energie – besonders an Tagen, an denen der Berg an Arbeit sonst erdrückend wirkt.

Fazit und erster Schritt

In einer Welt voller Reize und Anforderungen ist GTD eine bewährte Methode, um fokussiert und mit klarem Kopf zu arbeiten. Statt Aufgaben nur zu sammeln, bringt GTD Struktur, Energie und Klarheit in Ihren Alltag.

Sie möchten anfangen? Dann starten Sie mit dem ersten Schritt: Erfassen Sie alles, was Sie aktuell im Kopf haben, in einer Liste. Ganz ohne Bewertung. Und beobachten Sie, wie allein dieser Schritt für mehr Ruhe sorgt.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne direkt an Moritz Meißner (moritz.meissner@f-bb.de).

Quellen

Ahrens, Sönke (2017): Das Zettelkasten-Prinzip – Erfolgreich wissenschaftlich schreiben mit effektiven Notizen, BoD 2017

Allen, David (2015). Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity, Piatkus.

Newport, Cal (2016). Deep Work – Rules for Focused Success in a Distracted World, Piatkus.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und verändert daher nur ungern sein Verhalten. Gute Vorsätze, wie mehr Sport zu treiben, die Treppe anstelle des Aufzugs zu nehmen, gesünder zu essen, den Müll besser zu trennen, sind zwar schnell formuliert, aber nur schwer umzusetzen. Diese Beispiele aus unserem Privatleben sind auch für Unternehmen relevant. Denn auch dort spielen Themen der Nachhaltigkeit, wie die Gesundheit am Arbeitsplatz und die Einsparung von Ressourcen, eine zunehmend wichtige Rolle. Ein nachhaltiger Betrieb mit gesunden Mitarbeiter*innen stärkt die Zukunftsfähigkeit in Zeiten des Fachkräftemangels und anderer externer Krisen. Daher stellt sich die Frage: Wie können Anreize im Betrieb geschaffen werden, sich gesünder und nachhaltiger zu verhalten?

Nudging als Möglichkeit zur Anreizsetzung

Das Konzept Nudging stammt aus der Verhaltensökonomie und wurde von Richard Thaler und Cass Sunstein begründet. Unter Nudges versteht man kleine Stupser, welche das Verhalten von Menschen positiv beeinflussen können. Wichtig dabei ist, dass diese ohne finanzielle Anreize oder Verbote gesetzt werden. Zudem muss die gewohnte Option als Alternative weiter vorhanden sein (Bremer Energie-Konsens GmbH, 2023).

Ein praktisches Beispiel aus dem Alltag: Die Lebensmittelampel, bekannt unter dem Namen „Nutri-Score“, zeigt anhand einer Skala von A bis E (grün bis rot) an, wie gesund ein Lebensmittel ist. Dies animiert dazu, zur gesünderen Option zu greifen, indem man bewusst auf den Aspekt der Gesundheit aufmerksam macht. Das bedeutet, dass die Gesundheitsinformationen eines Produkts leichter zu erkennen sind, ohne dass man die Informationen im Kleingedruckten lesen oder etwas über Ernährung wissen muss. Gleichzeitig handelt es sich nur um einen Hinweis. Es wird also niemandem verboten, ungesunde Lebensmittel zu kaufen und es entstehen auch keine finanziellen Vorteile durch die Wahl der gesünderen Alternative.

Erste Schritte zur Nachhaltigkeit mit Green Nudging

Nudging, das zur Förderung nachhaltigen Verhaltens Anwendung findet, wird als Green Nudging bezeichnet. Dieses erweist sich besonders für Unternehmen, die das Thema Nachhaltigkeit aufnehmen möchten und noch am Anfang stehen, als sehr interessant. Denn mit Green Nudging können gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden: Es sensibilisiert Mitarbeiter*innen für Nachhaltigkeit und gleichzeitig setzt der Betrieb erste kleine Nachhaltigkeitsmaßnahmen um. Dabei kann Green Nudging in vielen Bereichen zum Einsatz kommen. Abbildung 1 zeigt Beispiele von Nudges zur Förderung verschiedener Nachhaltigkeitsaspekte auf.

Nudge-Entwicklung: Passende Nudges zum eigenen Unternehmen

Es gibt Green Nudges, die sich gleichermaßen in verschiedenen Unternehmen einsetzen lassen, um zu mehr Nachhaltigkeit beizutragen. So kann beispielsweise die Umstellung des Druckerstandards auf beidseitigen Druck ein Nudge sein, welcher in vielen Unternehmen gut einsetzbar ist, um Papier einzusparen.

Nudges können aber auch individuell entwickelt werden, um genau die Verhaltensweisen zu ändern, die die Nachhaltigkeit im eigenen Betrieb am stärksten beeinflussen. Diese sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und können in einem Nudge-Entwicklungsprozess bestimmt werden (Vetter et al., o.D.). Dies könnte beispielhaft wie folgt ablaufen:

Das Team eines Bäckereibetriebs erörtert anhand von Kennzahlen sowie ihrem intuitiven Verständnis, in welchen Bereichen die Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit gestärkt werden können. Die Hauptherausforderung sehen sie im hohen Energieverbrauch, insbesondere der Backöfen, was zu hohen Stromkosten führt. Neben dem allgemeinen Betriebsaufwand und teils veralteter Öfen, führt auch das Verhalten des Personals dazu, dass der Strom teilweise unnötig verbraucht wird, hauptsächlich durch das zu häufige und teilweise zu lange Öffnen des Backofens während der Backzeit. Dieses Verhalten ist auch durchaus gerechtfertigt, beispielsweise weil Brote nachgeschoben werden müssen. Trotzdem erörtert das Team weiter, ob diese Verhaltensweise veränderbar wäre und ein Nudge diese positiv beeinflussen könnte. Nach ersten Berechnungen stellt sich heraus, dass sich Strom sparen ließe, wenn man die Backofentür max. 10 Sekunden und möglichst selten öffnet. Um dies zu fördern, kommt das Team auf zwei Nudge-Ideen:

• Um die Öffnungszeit zu reduzieren, soll ein Tür-Schließ-Erinnerungsalarm an die Backofentüren angebracht werden, der bereits nach 5 Sekunden einen leisen Ton abgibt, bei 10 Sekunden laut hörbar ist und danach alle 2 Sekunden piept.
• Um die Häufigkeit des Öffnens zu reduzieren, soll ein Sticker am Türgriff darauf hinweisen, dass durch geringeres Öffnen Strom und Kosten gespart werden.

Das Team setzt die Ideen um und wird nach 3 Monaten den Erfolg der Nudging-Maßnahmen evaluieren. Zum einen werden sie analysieren, ob tatsächlich Strom gespart werden konnte und zum anderen, welche Erfahrung die Mitarbeiter*innen mit den Maßnahmen gemacht haben. Danach können die Nudges ggf. angepasst oder erweitert werden.

Werden auch Sie nachhaltiger! Wir unterstützen Sie dabei.

Anhand des Beispiels wird deutlich, dass Nachhaltigkeit ein individueller Prozess ist und es gilt, die kleinen Hebel im eigenen Unternehmen kennen- und nutzen zu lernen. Wir unterstützen Sie dabei gerne durch unsere individuell abgestimmten Beratungen und Qualifizierungen. Ein erster Schritt könnte sein, Ihnen und Ihren Kolleg*innen das Konzept des Green Nudgings näherzubringen und Sie in Ihrem Nudge-Entwicklungsprozess zu begleiten. Unser gesamtes Angebot ist dank Förderung kostenlos.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne direkt an Natalie Frey (natalie.frey@f-bb.de).

Quellen:

Bremer Energie-Konsens GmbH. (2023). Nudges. Green-Nudging.de. https://green-nudging.de/nudges/ (abgerufen am: 17.02.2025)

Vetter, M., Rauber, J., Münsch, M., & Thorun, C. (o.D.). Leitfaden zur Erarbeitung von Nudges. In Green-Nudging.de. Bremer Energie-Konsens GmbH. Retrieved February 17, 2025, from https://green-nudging.de/wp-content/uploads/2020/06/Green-Nudging_Leitfaden.pdf

Nachhaltigkeit ist längst kein bloßes Schlagwort mehr. In Brandenburg gibt es immer mehr Vorreiterbetriebe, die sich nicht nur offen zur Förderung einer nachhaltigen Wirtschaft bekennen, sondern diese auch im Innen leben. Mit sechs dieser Betriebe sind wir vom Zukunftszentrum Brandenburg in Kontakt getreten, um mehr über ihre ganz individuelle Entwicklung hin zu einem nachhaltigen Betrieb zu erfahren. Aus den spannenden Gesprächen entstanden zunächst Thesen, die wir gemeinsam im Zukunftsgespräch „Nachhaltigkeit zusammen gestalten“, im Rahmen des Zukunftstags Nachhaltigkeit vergangenes Jahr, diskutierten. Im Anschluss bündelten wir die Ergebnisse in einem nun für Sie zur Verfügung stehenden Praxisreport.

Unsere Kernerkenntnis: Nachhaltigkeit ist eine Gemeinschaftsaufgabe

Sowohl in der Literatur als auch in den Gesprächen mit den Unternehmen zeigte sich, dass Nachhaltigkeit eine gemeinsame Aufgabe ist. Eine Unterstützung und Initiation durch die Geschäftsführung ist notwendig, aber die Mitwirkung der Belegschaft ist ebenso wesentlich, wenn Nachhaltigkeit nachhaltig gelebt werden will. Denn was sich ebenfalls zeigte ist, dass zur Einführung und Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen im Betrieb eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit dem Thema erforderlich ist – eine Aufgabe, die es auf mehrere Schultern zu verteilen gilt. Insgesamt wurden fünf Erfolgsfaktoren für die Gestaltung von Nachhaltigkeit im Betrieb identifiziert.

Fünf Erfolgsfaktoren für eine gelingende Nachhaltigkeitstransformation

Kultur, Mitgestaltung, Sensibilisierung, Führung und Digitalisierung sind die Faktoren, die einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg von Nachhaltigkeitsbestrebungen im Unternehmen haben. Die Unternehmenskultur bildet dabei den Nährboden für alle weiteren Faktoren. Beispielsweise ist die Sensibilisierung für nachhaltigkeitsrelevante Themen deutlich erfolgsversprechender, wenn die Werte bereits in der Kultur verankert sind. Die Wirkungsrichtung ist jedoch wechselseitig. Eine gelungene Mitgestaltung im Bereich Nachhaltigkeit schafft eine offene und partizipative Kultur, in der Mitarbeitende gerne Verantwortung übernehmen.

Im Praxisreport werden alle Faktoren beleuchtet und erste Maßnahmen aufgezeigt, wie diese in der Praxis kultiviert werden können. Am Faktor Sensibilisierung wird beispielweise deutlich, dass ein Bewusstsein für den Wert von Nachhaltigkeit in der Belegschaft vorhanden sein muss.

Faktor: Sensibilisierung

Sensibilisierung ist die Grundlage für die Motivation von Mitarbeitenden, Nachhaltigkeit im Unternehmen mit umsetzen und vorantreiben zu wollen. Deswegen sind Sensibilisierungsmaßnahmen insbesondere zu Beginn sehr wichtig. Ein möglicher, niedrigschwelliger Ansatz ist das Angebot von unternehmensweiten Austauschformaten. Beispielsweise können in einem Lunch & Learn (gemeinsame Mittagspause mit fachlichem Beitrag und Austausch) nachhaltigkeitsrelevante Themen besprochen werden, die die Mitarbeitenden direkt betreffen, sodass ein Bezug in einer informalen Umgebung hergestellt wird. Zur Sensibilisierung und einhergehender Qualifizierung sind außerdem Lernangebote erforderlich, in denen praxisrelevantes Wissen vermittelt wird. Besonders gut funktioniert hierbei die Integration von spielerischen Elementen, wodurch „Aha-Effekte“ erzielt werden können.

Eine weitere Methode zur Sensibilisierung und Förderung nachhaltigen Verhaltens im Arbeitsalltag ist die Anwendung von Green Nudges. Damit sind kleine Stupser oder Anstöße gemeint, wodurch das Verhalten von Menschen verändert werden kann, ohne finanzielle Anreize oder Verbote zu setzen. Bestimmte Green Nudges können durch die erhöhte Transparenz für Nachhaltigkeit sensibilisieren. Beispielsweise kann ein Informationsaufkleber auf einer Maschine, die nach Benutzung ausgeschaltet werden soll, um Strom zu sparen, darauf hinweisen, diese auszuschalten und eine Information darüber geben, wie viel Strom und dadurch Kosten gespart werden.

Große Themen in kleinen Schritte angehen

Unternehmen wissen oft nicht, womit sie starten sollen, um Nachhaltigkeit in ihre Geschäftstätigkeit zu integrieren. Am Anfang ist es vor allen Dingen wichtig, offen zu sein, loszulegen und Maßnahmen einfach auszuprobieren. Die Struktur ergibt sich im Prozess.

Mehr Informationen finden Sie in unserem Praxisreport „Nachhaltigkeit zusammen gestalten“. Außerdem unterstützen wir Sie gerne durch unsere individuellen Angebote auf Ihrer Nachhaltigkeitsreise. Schreiben Sie uns an!

Quelle:

Frey, N., Gottsmann, M., Richter, S., Gramß, D. (2025). Praxisreport „Nachgefragt“ – Nachhaltigkeit zusammen gestalten“. Zukunftszentrum Brandenburg. https://www.zukunftszentrum-brandenburg.de/wp-content/uploads/2025/02/Nachgefragt_Praxisreport_Nachhaltigkeit.pdf