Das Ziel: „Mit pragmatischem Ansatz in kurzer Zeit zur modernen Büroorganisation.“ Drei Monate später war es geschafft. Dank engem und offenem Austausch zwischen Berater und Betrieb, konnten der Gardinenpflege König aus Bergfelde die Handhabung von modernen digitalen Lösung aufgezeigt, ausprobiert und am Ende erfolgreich umgesetzt werden. Der Effekt: Der Betrieb erfüllt nicht nur die rechtlichen Rahmenbedingungen. Er investiert nun auch weniger Zeit in bürotechnische Aufgaben und kann sich auf das Wesentliche, das Handwerk, konzentrieren.
Ausgangslage
Im Zuge der neuen E-Rechnungspflichten und den dazu angebotenen Workshops kam der Kontakt mit einem kleinen Familienunternehmen zustande, das bislang nur über geringe digitale Kompetenzen verfügte. Die rechtlichen Vorgaben wurden zunächst eher kritisch aufgenommen.
Prozess
Doch bereits im ersten Treffen, in dem wir gemeinsam die Möglichkeiten und passenden Lösungsansätze für den Betrieb besprachen, zeigte sich schnell ein neuer Horizont. Der Betrieb stand den Angeboten sehr offen gegenüber. In einer zweistündigen Bedarfsanalyse konnten Erwartungen, notwendige Funktionalitäten und mögliche Entwicklungen konkretisiert werden. Im Folgetermin wurden darauf aufbauend verschiedene Lösungsansätze gemeinschaftlich erarbeitet. Gleichzeitig sensibilisierten wir für die Veränderungen und neuen Prozessabläufe, die mit einer stärkeren digitalen Unterstützung einhergehen. Dank der offenen Haltung und des vertrauensvollen Miteinanders entschied sich der Betrieb schnell für eine kommerzielle Lösung. Diese gestalteten und unterstützten wir im weiteren Verlauf gemeinsam aus.
Ergebnisse
Dabei gelang es nicht nur, die E-Rechnungspflicht umzusetzen, sondern auch zusätzliche digitale Kompetenzen zu entwickeln und die Grundlage für ein effizienteres Büromanagement mit weniger Zeitaufwand zu schaffen. Nach einem dreimonatigen Beratungs- und Umsetzungsprozess konnte die Zusammenarbeit erfolgreich abgeschlossen werden. In wenigen Beratungseinheiten und Treffen entstand eine praxisnahe und kostenneutrale Lösung. So gestaltet die Firma nun zukunftsorientiert und ressourcenschonend ihren Büroalltag.
„Am Anfang war ich ehrlich gesagt ziemlich überfordert und auch skeptisch, ob ich das mit der neuen Software überhaupt schaffe. Doch durch die verständliche Beratung und die kleinen, machbaren Schritte habe ich nach und nach Sicherheit gewonnen. Heute kann ich vieles selbstständig erledigen – das gibt mir ein gutes Gefühl und erleichtert unseren Büroalltag enorm.“
Frau König, Gardinenpflege Frank König
Kompetenzen im digitalen Wandel
Beteiligte Berater*innen an diesem Praxisbeispiel:
